Bewertung, Vergleich und Vergabe einer Beschaffungsveranstaltung

Lieferkette → Strategische Beschaffung → Beschaffungsveranstaltungen. Jede Antwort wird bei der Erfassung bewertet und eingestuft; die Bewerter markieren die zu beurteilenden Aspekte; die Preisträger werden in der Rangliste aufgeführt.

Eine Angebotsanfrage (RFQ/RFP) oder Ausschreibung ist nur so fair wie die Art und Weise, wie die Antworten verglichen werden. Im Bereich „Supply Chain → Strategic Sourcing → Sourcing Events“ wird jede Antwort sofort nach Eingang anhand der im jeweiligen Event festgelegten Kriterien bewertet und eingestuft. So muss niemand die Rangfolge in einer Tabelle berechnen, und die Auswahl eines anderen Anbieters als des besten Angebots muss nicht begründet werden.

Die Kriterien, mit denen ein Ereignis beginnt

Die Punktzahl jedes Kriteriums wird gewichtet und die gewichteten Punktzahlen werden zu einer Gesamtpunktzahl von maximal 100 addiert. Die höchste Gesamtpunktzahl erhält Rang 1.

• Ein Kriterium, das niemand beantwortet hat – beispielsweise, dass kein Lieferant eine Lieferzeit angegeben hat – wird nicht berücksichtigt, und die verbleibenden Gewichte werden so hochgerechnet, dass die Summe immer noch aus 100 besteht.
• Wenn ein Lieferant ein als „unbedingt zu bestehendes“ Kriterium nicht erfüllt, wird er unabhängig von seiner Punktzahl unter allen anderen Lieferanten eingestuft, die bestanden haben.
• Zwei gleich große Summen werden durch den Preis getrennt: Die Summe mit dem niedrigeren Preis hat den höheren Rang.

Änderung der Kriterien

Öffnen Sie die Veranstaltung und verwenden Sie den Bewertungskriterienblock, um Gewichtungen zu ändern oder Kriterien hinzuzufügen. Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen werden anhand der Angebote der einzelnen Anbieter bewertet. Alle Aspekte, die von einer Person beurteilt werden müssen – technische Konformität, Qualität, Kundendienst – werden als Bewertungskriterium mit einer Höchstpunktzahl hinzugefügt. Legen Sie die Kriterien fest, bevor die Antworten eingehen, damit die Gewichtungen feststehen, bevor die Preise bekannt gegeben werden.

Bewertung der Beurteilungskriterien

1. Wählen Sie in der Zeile des Ereignisses die Option „Nach den Kriterien auswerten“.
2. Das Formular beschreibt zunächst in Worten, nach welchen Kriterien die Antworten bewertet werden: jedes Kriterium und seine Gewichtung. Darunter befindet sich eine Bewertungsmatrix mit einer Zeile für jeden Lieferanten und jedes Bewertungskriterium. Diese Matrix zeigt die Gewichtung und die Skala des Kriteriums an – beispielsweise von 0 bis 10, wobei 0 bedeutet, dass das Kriterium nicht erfüllt ist, und der Höchstwert der Skala bedeutet, dass es vollständig erfüllt ist.
3. Geben Sie im Feld „Markierung“ innerhalb der Skala eine Zahl ein. Dezimalzahlen sind zulässig; Wörter nicht – alles, was Sie sagen möchten, gehört in das Feld „Kommentar“. Eine leere Markierung bleibt unverändert.
4. Worth zeigt nun an, welchen Beitrag diese Markierung zur Gesamtpunktzahl des Lieferanten von maximal 100 Punkten leistet, sodass Sie die Auswirkung einer Markierung sehen können, bevor Sie speichern.
5. Speichern. Die Summen und die Rangliste werden gleichzeitig neu berechnet.

Vergleich der Angebote

Der Angebotsvergleich in der Zeile der Veranstaltung zeigt die Antworten nebeneinander: für jeden Anbieter die Punktzahl in jedem Kriterium, die Gesamtpunktzahl und die Platzierung. Über der Tabelle wird erläutert, wie die Bewertung zustande kam – welche Kriterien mit welcher Gewichtung berücksichtigt wurden und welche unbeantwortet blieben.

Die Übersicht der eingeladenen Lieferanten der Veranstaltung zeigt für jeden antwortenden Lieferanten Punktzahl, Rang, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen an. Sollten Lieferzeit oder Zahlungsbedingungen falsch erfasst worden sein, korrigieren Sie diese bitte in Ihrer Antwort; die Veranstaltung wird daraufhin umgehend neu eingestuft.

Verleihung

1. Wählen Sie in der Zeile des Ereignisses die Option „Auszeichnung“.
2. Die teilnehmenden Anbieter sind in Rangfolge aufgelistet, jeweils mit Angabe ihrer Platzierung, ihrer Punktzahl (maximal 100 Punkte) und deren Zusammensetzung: Angebot, Lieferzeit und Zahlungsziel. Im Angebotsvergleich finden Sie die vollständige Aufschlüsselung jedes einzelnen Angebots.
3. Wählen Sie den Lieferanten. Die Wahl des erstplatzierten Lieferanten bedarf keiner weiteren Erklärung; bei der Wahl eines anderen Lieferanten muss der Grund angegeben werden; dieser wird im Veranstaltungsbericht festgehalten.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vertragspreis erhöhen, falls aus dem Zuschlag ein Vertrag wird“, und speichern Sie die Einstellungen.

Sobald der Auftrag vergeben ist, kann eine an die Beschaffungsabteilung weitergeleitete Anforderung aus dem Ergebnis bestellt werden – siehe Senden einer Anforderung zur Genehmigung → Bestellen der von der Beschaffungsabteilung vergebenen Aufträge.