Dokumente, die zu Entwürfen werden

Die Plattform „Automatisierung“ mit Dokumentenerfassung überwacht einen Laufwerksordner oder ein Postfach und wandelt jedes Dokument in einen Entwurf einer Lieferantenrechnung oder eines Auftrags um, wobei das Dokument angehängt wird. Es wird nichts gebucht.

Das System liest jede neue Datei, ermittelt den darin genannten Lieferanten oder Kunden, dessen Nummer, Datum und Gesamtbetrag und speichert diese als Entwurf im Benutzerkonto des Automatisierungsdienstes. Die eigentliche Datei wird diesem Entwurf angehängt. Anschließend wird sie wie jeder andere Entwurf geprüft, abgeglichen und freigegeben.

• Ein Ordner auf dem Laufwerk wird alle paar Minuten überprüft (Überprüfen alle); Jetzt überprüfen wird er sofort überprüft. Jede Datei wird einmalig überprüft.
• Ein Postfach erhält seine Nachrichten von Ihrem E-Mail-Gateway; eine Datei, die Sie übergeben, wird auf die gleiche Weise in Ihr Postfach übertragen.
• Ein Dokument, das keinen Lieferanten oder Kunden nennt, oder mehr als einen, oder keine Gesamtzahl enthält, wird zusammen mit dem Inhalt des gelesenen Dokuments im Aufnahmeprotokoll für die betreffende Person aufbewahrt.
• Jeder Dateneingang wird im Prüfprotokoll als Dateneingang erfasst.

1. Schließen Sie das Laufwerk unter Plattform, Laufwerke & Dateien an, falls es noch nicht angeschlossen ist.
2. Offene Plattform, Automatisierung, Dokumentenerfassung und dann „Neu“ auswählen.
3. Wählen Sie die Art (einen Ordner auf einem Laufwerk oder ein Postfach), was es erzeugt, und das Laufwerk und den Ordner aus.
4. Speichern. Die Überprüfung berücksichtigt nun den vorhandenen Inhalt.