Meine Genehmigungen

Jede Bestellung, jede Anforderung oder jedes Angebot, das auf Ihre Unterschrift wartet, wird entschieden, ohne dass das zugehörige Modul benötigt wird.

Wenn eine Genehmigungsregel eine Bestellung oder einen Bestellantrag an Sie weiterleitet – sei es namentlich, aufgrund Ihrer Funktion oder Ihrer Berichtslinie –, entscheiden Sie, ob Ihre Rolle die Lieferkette öffnet. Ein Finanzmitarbeiter, der eine Bestellung unterzeichnen soll, benötigt dafür nicht die entsprechenden Einkaufsmasken und erhält diese auch nicht.

Eine orangefarbene Anzeige in der oberen Leiste („2 Genehmigungen“) erscheint, sobald etwas auf Sie wartet und öffnet „Meine Genehmigungen“. Dort finden Sie auch den Link zur Genehmigungs-E-Mail.
Jede Genehmigung zeigt an, wofür sie gilt, den Lieferanten, den Betrag, die Ebene, auf der Sie unterschreiben, wer sie erteilt hat und wann; öffnen Sie eine, um ihre Zeilen zu sehen und wer vor Ihnen unterschrieben hat.
Genehmigen oder mit Begründung ablehnen – der Antragsteller muss wissen, was geändert werden soll, daher wird eine Ablehnung ohne Begründung nicht akzeptiert.
Es werden nur die Genehmigungen angezeigt, über die Sie entscheiden müssen. Eine Signatur der Stufe 2, die auf Stufe 1 wartet, erscheint, sobald Stufe 1 entschieden hat.
Unterhalb der Liste wird angezeigt, welche Dokumente Ihnen erst später zugewiesen werden und noch nicht an der Reihe sind – inklusive der Ebene und der zuständigen Person. Von dort aus kann nichts mehr entschieden werden; die Anzeige dient lediglich dazu, dass Ihnen zugewiesene Dokumente nicht verloren gehen.
Jede Genehmigung nennt den Genehmigenden als Person mit seiner Position – z. B. „Jane Doe, Geschäftsführerin“. Der Genehmigende ist der im Personalverwaltungssystem (HRMS) hinterlegte Mitarbeiter, und nur diese Person entscheidet: Eine Genehmigung erreicht Sie niemals im Namen einer anderen Person.
Wenn Sie gerade erst ein Login erhalten haben – Logins gemäß Ihrer Mitarbeiterakte – werden die bereits für Sie vorliegenden Genehmigungen sofort hier angezeigt. Es muss nichts erneut gesendet werden.

Meine Genehmigungen erreichen ausschließlich die Ihnen zugewiesenen Genehmigungen und keine anderen Bereiche des Moduls: Die Bestellung wird Ihnen zur Entscheidungsfindung angezeigt, nicht für die Bearbeitung im Einkauf. Es gelten dieselben Regeln wie im Supply-Chain-Bildschirm: Hierarchieebenen, niemand genehmigt seine eigene Bestellung, und jede Entscheidung wird protokolliert.

Eine Bestellung, die sich nach Ihrer Unterschrift ändert – beispielsweise durch eine andere Organisationseinheit, einen anderen Lieferanten, eine andere Währung, einen anderen Kurs oder andere Positionen –, muss erneut genehmigt werden. Ihre Unterschrift bleibt dabei erhalten und wird als ersetzt vermerkt. Siehe „Wer genehmigt eine Bestellung und wer wird darüber informiert?“.

Auf jedem Bildschirm, in jeder Größe

Die Anzahl der Genehmigungen wird in der oberen Leiste bei jeder Bildschirmbreite angezeigt – auf Laptops, Tablets wie auf großen Monitoren – und „Meine Genehmigungen“ ist von dort aus jederzeit erreichbar. Wenn noch keine Genehmigungen vorliegen, aber welche unterwegs sind, wird dies in der Leiste angezeigt: „2 Genehmigungen folgen“.

E-Mails

Jeder Genehmiger wird per E-Mail benachrichtigt, sobald er an der Reihe ist – nicht vorher, solange die vorherigen Ebenen noch entscheiden.
Derjenige, der den Antrag gestellt hat, erhält die endgültige Entscheidung per E-Mail: genehmigt oder abgelehnt mit Begründung.

Den Genehmigungsprozess lesen

Jede Unterschrift nennt die Person, die Ebene, auf der sie unterschreibt, und ihre Position im Personalmanagementsystem (HRMS), getrennt voneinander, um Verwechslungen zu vermeiden: „Jane Doe, unterschreibt als Abteilungsleiterin (HRMS-Position: Technische Sachbearbeiterin)“. Die Ebene entspricht den Vorgaben der Regel; die HRMS-Position ist die tatsächliche Tätigkeit der Person.

Eine nicht verschiebbare Ebene gibt den Grund dafür sowohl in der Anforderung selbst als auch unter Lieferkette → Beschaffungssteuerung → Genehmigungsebenen an – beispielsweise, weil die angegebene Rolle nicht besetzt ist oder der genannte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Korrigieren Sie die Ebene oder die Rolle; die Anforderung wartet nicht einfach ab.

Zitate auch

Wenn eine Angebotsgenehmigungsregel für ein Angebot gilt, werden dessen Signaturen auf demselben Weg in „Meine Genehmigungen“ aufgenommen. Siehe „Genehmigung eines Angebots vor dem Versand“.