Wer genehmigt eine Bestellung und wem wird dies mitgeteilt?

Die Organisationseinheit, die jeder Auftrag beinhaltet, die Kennzahl, nach der die Genehmigungsgrenzen beurteilt werden, wer in welcher Reihenfolge genehmigt, welche Auswirkungen eine Änderung eines Auftrags oder einer Regel auf die Genehmigung hat und wer nach der Genehmigung in Kopie gesetzt wird.

Eine Genehmigungsregel unter „Lieferkette → Anfragen & Bestellungen → Genehmigungsregeln für Bestellungen“ legt fest, welche Bestellungen – ab einem bestimmten Betrag, optional für einen Lieferanten oder eine Organisationseinheit – genehmigungspflichtig sind und wer sie in einem Schritt oder schrittweise unterzeichnet. Eine genehmigungspflichtige Bestellung kann erst nach Vorliegen aller Unterschriften angenommen werden. Dieser Leitfaden beschreibt die Bestellung selbst: die Bewertungskriterien, die zuständigen Personen und die Folgen von Änderungen der Bestellung oder ihrer Regeln.

Jede Bestellung hat eine Organisationseinheit.

Die Angabe der Organisationseinheit ist ein Pflichtfeld im neuen Bestellformular. Sie bestimmt, welche Genehmigungsregeln gelten. Eine Bestellung ohne Organisationseinheit könnte daher eine dafür vorgesehene Regel umgehen – das darf nicht mehr vorkommen.

• Das Feld ist bereits für Sie ausgefüllt: mit der in der oberen Leiste ausgewählten Einheit, falls vorhanden, andernfalls mit Ihrer in HRMS hinterlegten Einheit. Ändern Sie diese, falls die Bestellung eine andere Einheit betrifft.
• Die Bearbeitungsfunktion ist auch auf der Bestellseite selbst verfügbar und gilt für alle Einheiten – einschließlich des gesamten Unternehmens.
• Auch Bestellungen, die auf anderem Wege erfolgen, erhalten eine Einheit: eine Kopie, eine aus einer Anforderung ausgelöste Bestellung, eine ASK erstellte Bestellung und eine durch einen Import eingeführte Bestellung. Jede Bestellung hat eine Einheit.
• Eine Genehmigungsregel hat ein eigenes Feld für die Organisationseinheit, sodass die abgedeckte Einheit in der Regel explizit angegeben und nicht implizit enthalten ist.

Eine Regel für ein Kostenzentrum

Eine Genehmigungsregel für Bestellungen kann mit „Nur für Kostenstelle“ auf eine Kostenstelle beschränkt werden. Sie gilt dann für alle Bestellungen, die dieser Kostenstelle belastet werden, entweder für die Bestellung selbst oder für eine ihrer Positionen, und benennt einen eigenen Genehmiger – so unterzeichnet beispielsweise der Leiter der Instandhaltungskostenstelle Instandhaltungsaufträge, und niemand sonst.

• Lassen Sie „Nur für Kostenstelle“ leer, um eine Regel zu definieren, die alle Kostenstellen abdeckt.
• Eine Regel deckt ein Kostenstellenzentrum ab. Für zwei Kostenstellen erstellen Sie zwei Regeln, jede mit ihrem Genehmiger.
• Die Liste der Genehmigungsregeln für Bestellungen enthält eine Spalte für Kostenstellen, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Regeln wofür gelten.
• ASK kann diese Regeln für Sie erstellen, indem es das Kostenstellenzentrum anhand seines Codes oder Namens findet und Ihnen die Regel für Ihre Bestätigung anzeigt, bevor Sie sie speichern.

Eine Bestellung benötigt mindestens eine Preisposition.

Eine Bestellung kann erst dann geöffnet, zur Genehmigung weitergeleitet oder empfangen werden, wenn sie mindestens eine Position mit Menge und Preis enthält. Eine Bestellung ohne Positionen oder nur mit einem unbepreisten Eintrag wird ohne Wert genehmigt und ohne Wert empfangen.

• Eine direkt erstellte Bestellung – nicht über eine Bedarfsanforderung – wird als Entwurf angelegt, wobei Sie als Käufer eingetragen sind. Fügen Sie die Positionen hinzu und klicken Sie dann auf „Öffnen“.
• Die Ablehnungsmeldung benennt, was fehlt, damit Sie wissen, welche Zeile Sie ausfüllen müssen.

Der Genehmigungsprozess beginnt mit der Auftragserstellung.

Eine neue Bestellung, die einer Regel entspricht, wird nach dem Speichern automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Ein separates Absenden ist nicht mehr nötig, und Bestellungen bleiben nicht mehr unbearbeitet, weil niemand sie angestoßen hat. Die Genehmigenden sehen die Bestellung sofort unter „Meine Genehmigungen“, und im Genehmigungsbereich der Bestellung wird angezeigt, wer sie bearbeitet.

Die Grenzwerte für die Genehmigung der Zahlen werden beurteilt nach

Die Beträge in einer Genehmigungsregel werden in der Unternehmenswährung angegeben. Daher wird ein Auftrag anhand seines Gesamtbetrags in Unternehmenswährung bewertet – die Spalte heißt nun „Gesamtbetrag in Unternehmenswährung (Genehmigungslimits)“ und hieß zuvor „In Basiswährung“. Ein Auftrag über 40.000 EUR wird in einem Unternehmen, das seine Bücher in US-Dollar führt, zum Wechselkurs des Auftrags in US-Dollar berechnet.

• Der Gesamtbetrag wird aus den einzelnen Positionen berechnet, jede mit ihrem eigenen Preis. Er wird nie manuell eingegeben: Der Versuch, eine Gesamtsumme für eine Bestellung mit mehreren Positionen einzugeben, wird abgelehnt, und es erscheint eine Meldung, die Sie auffordert, stattdessen eine Position zu ändern.
• Im Genehmigungsfeld der Bestellung werden die Berechnung angezeigt – „Geprüft anhand der Genehmigungsgrenzen“ des Gesamtbetrags in Unternehmenswährung, dann der Gesamtbetrag der Bestellung und der Umrechnungskurs – sowie die Organisationseinheit der Bestellung.
• Es ändert sich nur dann, wenn sich die Linien, die Währung oder der Wechselkurs ändern.

Genehmigungen erfolgen gemäß der HRMS-Hierarchie.

Die Regel „Wer genehmigt?“ kann eine Person, einen Mitarbeiter, eine Position, eine Rolle, den Leiter des Kostenstellenmanagements oder die Berichtslinie benennen – siehe „Auswahl der Genehmiger für Bestellungen oder Bedarfsanforderungen“. Wenn die Berichtslinie als Genehmiger angegeben ist, ist der Genehmiger auf jeder Ebene der im Personalverwaltungssystem (HRMS) hinterlegte Mitarbeiter. Die Regel wird in einer festen Reihenfolge befolgt, sodass der Genehmiger die Person ist, für die die Bestellung tatsächlich bestimmt ist, und nicht die Person, die zufällig eine Rolle innehat.

1. Die Berichtslinie des Käufers im HRMS: sein Vorgesetzter auf der ersten Ebene, der Vorgesetzte seines Vorgesetzten auf der zweiten Ebene usw. bis zu der Anzahl der Ebenen, die die Regel vorschreibt.
2. Die in der Regel genannte Person nur dann, wenn der Käufer keine Berichtslinie hat.
3. Die Rolle gemäß der Regel gilt nur dann, wenn keiner der ersten beiden jemandem zusagt.

Ob eine Person angemeldet ist oder nicht, ändert nichts daran, wer die Genehmigung erteilt. Die Berichtslinie ist maßgebend, und ein Genehmiger wird niemals ausgetauscht, nur weil er sich noch nicht anmelden kann. Anfragen und Einstellungsanträge werden auf dieselbe Weise genehmigt.

Die Genehmigenden werden als Personen namentlich genannt.

Wo immer eine Genehmigung angezeigt wird, ist die genehmigende Person mit ihrer Position – beispielsweise „Jane Doe, Geschäftsführerin“ – und nicht erst eine Rolle, die man nachschlagen muss. Dies gilt für die Liste der Bestellgenehmigungen mit den Spalten „Position“ und „Wer kann handeln?“, für den Genehmigungsbereich der Bestellung selbst sowie für „Meine Genehmigungen“.

Wenn eine Regel auf eine Rolle zurückfällt, wird dies anhand der Person, die diese Rolle innehat, angegeben: „Geschäftsführer: Jane Doe (CEO, Hauptsitz)“. Bei mehr als drei Inhabern werden die ersten drei als „und N weitere“ genannt; eine Rolle, die niemand innehat, wird entsprechend gekennzeichnet. Diese Regel sollte korrigiert werden, bevor jemand eine entsprechende Anordnung erlässt.

• Die PO-Genehmigungsregeln und die Genehmigungsstufen innerhalb einer Regel enthalten eine Spalte „Innehaben von“, in der aufgeführt ist, wer aktuell die jeweilige Rolle innehat.
• Unter HRMS → Personen → Organigramm finden Sie die Option „Genehmiger anzeigen“. Klicken Sie darauf, um alle Genehmiger von Bestellungen oder Anfragen mit der jeweiligen Regel, der Unterschriftsebene und den Empfängern der Regel anzuzeigen. Die Schaltfläche zeigt außerdem die Anzahl der Genehmiger an.

Ein Genehmiger, der sich noch nicht angemeldet hat

Wenn der Mitarbeiter mit dem Namen im HRMS noch nicht angemeldet ist, wartet die Genehmigungsebene auf seine Anmeldung. Dies wird auf den Bildschirmen in Textform angezeigt – beispielsweise: „Jane Doe ist die Genehmigende im HRMS und ist noch nicht angemeldet, daher wartet diese Genehmigungsebene auf ihre Anmeldung“ – sowohl in der Liste der Bestellgenehmigungen (unter „Wer kann Aktionen ausführen?“) als auch im Genehmigungsbereich der Bestellung.

• Niemand sonst kann dies an ihrer Stelle entscheiden: weder der Inhaber der entsprechenden Rolle noch die in der Regel genannte Person. Nur ein Administrator kann dies.
• Die nachfolgenden Ebenen warten dahinter, so wie sie hinter jedem Genehmiger stehen würden, der noch keine Entscheidung getroffen hat.

1. Weisen Sie dem Genehmiger, falls er noch keine Anmeldedaten hat, diese unter Plattform → Zugriff → Benutzer zu.
2. Verknüpfen Sie den Benutzer in seinem Mitarbeiterdatensatz im HRMS (HRMS → Personen → Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten, Anmelden als) und speichern Sie die Änderungen. Jede Anmeldung ist einem Mitarbeiterdatensatz zugeordnet. Eine bereits anderweitig verknüpfte Anmeldung wird daher mit dem Namen des entsprechenden Datensatzes abgelehnt.
3. Die Genehmigung erscheint sofort in ihrem Bereich „Meine Genehmigungen“, und sie entscheiden darüber. Es muss nichts erneut weitergeleitet oder gesendet werden.

Die Organisationseinheit und die Änderung einer Bestellung

Eine Bestellung, deren Organisationseinheit, Lieferant, Währung, Wechselkurs oder Positionen sich ändern, ist nicht mehr die ursprünglich genehmigte Bestellung. Daher wird sie aufgrund der Änderung erneut weitergeleitet, und zwar gegen die neue Version.

• Anstelle von „Gespeichert.“ wird in der Bestellung beschrieben, was passiert ist, zum Beispiel: „PO-000123 war genehmigt worden, aber die Geschäftseinheit hat sich geändert, sodass diese Genehmigung nicht mehr gilt und die Bestellung zur erneuten Genehmigung zurückgeschickt wurde.“
• Eine neue Währung ohne festgelegten Kurs verwendet den hinterlegten Kurs, und die nachfolgenden Positionen in der ursprünglichen Währung übernehmen den neuen Kurs. Eine Position, die in einer eigenen Währung vereinbart wurde, behält diese bei.
• Nichts geht verloren: Im Genehmigungsbereich bleibt die vorherige Bearbeitungsstufe unter „Frühere Bearbeitungsstufe – beiseitegelegt, wenn das Dokument geändert oder abgelehnt wurde“ erhalten.

Änderung einer Genehmigungsregel

Eine heute geänderte Regel gilt ab sofort für alle Bestellungen, die noch auf eine Entscheidung warten. Ändern Sie den Genehmiger, die Genehmigungsebenen, den Betrag oder die Organisationseinheit einer Regel oder löschen Sie diese, werden alle offenen, noch genehmigungspflichtigen Bestellungen erneut gemäß den aktuell gültigen Regeln geprüft. Sie müssen diese Bestellungen nicht suchen oder erneut senden.

• Die Anfragen, die die alte Regel gestellt hatte, werden nicht gelöscht. Sie bleiben im Genehmigungsverlauf der Bestellung gespeichert und werden mit dem Vermerk „Zurückgezogen: die Genehmigungsregel“ sowie dem Namen der Regel und dem Zusatz „geändert“ versehen.
• Bestellungen, die nun unter die Regelung fallen, vorher aber nicht, werden zur Genehmigung weitergeleitet.
• Bereits genehmigte Anordnungen bleiben genehmigt. Die Änderung hat keine rückwirkende Wirkung auf bereits getroffene Entscheidungen.
• Die Meldung beim Speichern der Regel listet die erneut weitergeleiteten Bestellungen auf.
• Es wird nichts kopiert: Es handelt sich um dieselben Bestellungen, die lediglich neu weitergeleitet werden.

Eine Kopie wird wie eine Neuauflage beurteilt.

Beim Kopieren einer Bestellung – oder einer Anforderung, eines Angebots, eines Kundenauftrags oder einer Rechnung – werden alle Positionen und der Gesamtbetrag in der Unternehmenswährung exakt so berechnet wie bei einem neuen Dokument. Daher wird eine Kopie denselben Genehmigern vorgelegt wie das Original, anstatt unter die Beschränkung auf einen Gesamtbetrag von null zu fallen.

Wer wird über den Zeitpunkt der Genehmigung informiert?

Jede Genehmigungsregel hat eine Kopie an die Genehmigungsliste: Diese Liste informiert die Personen, die benachrichtigt werden, wenn eine Bestellung gemäß dieser Regel genehmigt wird und warum. So erfahren der Vorgesetzte des Antragstellers, die Finanzabteilung, die Abteilung, für die die Waren bestimmt sind, oder der Lieferant, dass die Bestellung freigegeben werden kann.

• Der Grund für die Kopie ist jeweils daneben vermerkt („Bezahlt die Rechnung“) und wird neben dem Namen auf der Bestellung und in der Nachricht abgedruckt.
• Bevor der Auftrag genehmigt wird, listet das Genehmigungsfeld auf, wer wann eine Kopie erhält. Anschließend wird angezeigt, wer wann eine Kopie erhalten hat und ob die Nachricht gesendet, zurückgehalten oder unterdrückt wurde.
• Eine Kopie dient der Information; sie verlangt keine Unterschrift und gewährt niemandem Zugriff auf die Bestellung.