Ein Angebot vor dessen Versand genehmigen

Die Regeln für die Angebotsfreigabe legen fest, welche Angebote vor der Weiterleitung an den Kunden geprüft werden müssen und von wem. Ein freigegebenes Angebot wird eingereicht, freigegeben und anschließend versendet.

Manche Angebote dürfen das Gebäude erst verlassen, nachdem sie geprüft wurden: beispielsweise ein umfangreiches Angebot, eines mit hohem Rabatt oder eines für einen bestimmten Kunden. Unter CRM → Vertrieb → Genehmigungsregeln für Angebote ist festgelegt, welche Angebote betroffen sind und wer sie prüft. Angebote, die keiner Regel unterliegen, werden wie bisher versendet.

Eine Regel einrichten

1. Öffnen Sie CRM → Verkauf → Angebotsgenehmigungsregeln und klicken Sie auf Neu.
2. Vergeben Sie einen Code und einen Namen sowie eine Reihenfolge: Jede Regel, die zu einem Angebot passt, gilt, und die Unterschriften werden zuerst bei den niedrigeren Nummern eingeholt.
3. Geben Sie an, welche Angebote betroffen sind. Der Betrag, ab dem der Angebotsbetrag gilt, ist der Gesamtbetrag des Angebots in der Unternehmenswährung (0 bedeutet alle Angebote). Der Rabatt, ab dem der Rabatt (%) gilt, ist der höchste Rabatt in einer beliebigen Position; lassen Sie dieses Feld leer, wenn Rabatte für diese Regel irrelevant sind. Nur für Kunden und Organisationseinheiten: Schränken Sie die Angaben weiter ein.
4. Wählen Sie aus, wer die Genehmigung erteilt: Jede Person, die eine entsprechende Funktion innehat; die Berichtslinie des Antragstellers (HRMS) mit der Anzahl der Ebenen in der Berichtslinie (1 ist der Vorgesetzte des Antragstellers, bis zu 5); oder eine namentlich genannte Person.
5. Setzen Sie „Fällig innerhalb (Stunden)“, wenn die Genehmigung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll, aktivieren Sie „Aktiv“ und speichern Sie die Einstellungen.

Wenn mehrere Regeln auf ein Zitat zutreffen, bildet jede Regel eine eigene Ebene, die in der Reihenfolge ihrer Zuordnung gesammelt wird.

Einreichen, genehmigen und versenden

1. Wenn ein Angebot von einer Regel abgedeckt wird, drücken Sie zur Genehmigung auf „Absenden“.
2. Die Genehmiger sehen den Antrag nacheinander unter „Meine Genehmigungen“ und unter CRM → Vertrieb → Angebotsgenehmigungen. Sie genehmigen oder lehnen ihn mit Begründung ab – der Antragsteller muss wissen, was zu ändern ist.
3. Sobald alle Ebenen die Genehmigung erteilt haben, drücken Sie auf „Senden“, um die Bestellung an den Kunden zu übermitteln, und anschließend wie gewohnt auf „Bestellung annehmen“.

• Solange nicht jeder Genehmiger unterschrieben hat, kann ein Angebot nicht versandt und nicht in eine Bestellung umgewandelt werden.
• Die Liste der Angebotsgenehmigungen enthält für jede Unterschrift folgende Angaben: Angebot, Kunde, Betrag, höchster Rabatt, Ebene, Genehmiger und dessen HRMS-Position, Grund der Anfrage, Regel, wer die Genehmigung beantragt hat, Fälligkeitsdatum und Status.
• Ein Angebot, für das keine Regel gilt, erfordert keinen Genehmigungsschritt: Reichen Sie es zur Genehmigung ein, indem Sie darauf hinweisen, dass keine Regel dafür gilt, und senden Sie es sofort ab.