Einreichen eines Genehmigungsantrags

Wie eine Bestellanforderung den Entwurfsstatus verlässt, wer sie unterzeichnet und wie man den Bearbeitungsstand einsehen kann.

Die soeben erstellte Anforderung ist ein Entwurf: Sie gehört Ihnen, bisher wurde niemand um etwas gebeten und es wurde noch nichts zugesagt. Das Einsenden zur Genehmigung setzt den Genehmigungsprozess in Gang; hierfür gibt es eine Schaltfläche in der Anforderung: „Zur Genehmigung senden“.

Öffnen Sie die Anforderung. Für jede Position ist ein Kostenvoranschlag erforderlich; daran werden die Genehmigungsschwellenwerte gemessen, und eine Position ohne Kostenvoranschlag wird abgelehnt, anstatt als kostenlos behandelt zu werden.
Zum Genehmigen auf „Senden“ klicken. Die Regeln legen fest, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt – Sie werden nicht aufgefordert, eine Auswahl zu treffen.
Lesen Sie die Antwort. Darin sind alle für den Antrag benötigten Unterschriften und deren Reihenfolge aufgeführt, zum Beispiel: „3 Unterschriften, in der Reihenfolge: 1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani, Registrator → 3. Jyoti Gokak, Finanzbeamtin“.
Der Status ändert sich automatisch von „Entwurf“ zu „Eingereicht“. Es gibt keinen separaten Schritt „Als eingereicht markieren“, und es gab auch nie einen solchen.

Zu sehen, wo es aufgehört hat

Der Antrag selbst enthält ein Genehmigungsfeld, in dem jede Unterschrift chronologisch aufgelistet ist: der/die Bearbeiter/in, die entsprechende Regel, ob die Unterschrift geleistet wurde und wann die Genehmigung fällig ist. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist hervorgehoben. Sie benötigen weder den/die Sachbearbeiter/in noch eine andere Anmeldung, um den Antrag einzusehen – er ist in Ihrem Datensatz gespeichert.

Jede Unterschrift auf dem Panel nennt die Person, ihre Position im Personalmanagementsystem (HRMS) und ihre Funktion als Sachbearbeiterin – z. B. „Jane Doe, Abteilungsleiterin (HRMS-Funktion: Technische Sachbearbeiterin)“. Positionen, die nicht besetzt werden können – weil die entsprechende Stelle unbesetzt ist oder der/die genannte Mitarbeiter/in das Unternehmen verlassen hat – werden mit Begründung und unter „Genehmigungsstufen“ im Panel vermerkt. Sie erhalten die endgültige Entscheidung per E-Mail; jeder Genehmigende wird benachrichtigt, sobald er an der Reihe ist.

Eine Genehmigung, die Sie erteilen müssen, wird auf einem anderen Bildschirm angezeigt: Meine Genehmigungen. Dieser Bildschirm wird Ihnen angezeigt, unabhängig davon, ob Ihre Rollen für die Lieferkette offen sind oder nicht.

Wer unterzeichnet: die HRMS-Hierarchie

Wer unterschreibt, richtet sich nach den Vorgaben der Regel unter „Genehmigungsberechtigte“ – eine namentlich genannte Person, ein Mitarbeiter, eine Person mit einer bestimmten Position, eine Person mit einer bestimmten Rolle, der Leiter des Kostenstellenmanagements oder die nachgeordnete Person; siehe „Genehmigungsberechtigte für Bestellungen und Anfragen auswählen“. Bei einer Regel mit nachgeordneter Linie wird eine Anfrage, genau wie eine Bestellung, von den in HRMS benannten Personen unterzeichnet: vom Vorgesetzten des Anforderers, dann von dessen Vorgesetzten, bis zur in der Regel festgelegten Anzahl von Ebenen; nur die in der Regel genannte Person, wenn keine nachgeordnete Linie vorhanden ist; nur die Rolle, wenn auch keine nachgeordnete Person angegeben ist. Ein Genehmiger, der noch nicht angemeldet ist, ist dennoch der Genehmiger – die Genehmigungsebene wartet auf ihn, im Panel wird angezeigt: „<Name> ist der in HRMS benannte Genehmiger und ist noch nicht angemeldet, daher wartet die Genehmigung auf ihn“, und niemand außer einem Administrator kann die Genehmigung an seiner Stelle erteilen. Verknüpfen Sie einen Benutzer mit seinem Mitarbeiterdatensatz, und die Genehmigung wird sofort in „Meine Genehmigungen“ angezeigt. Siehe „Wer genehmigt eine Bestellung und wer wird benachrichtigt?“ → Ein Genehmiger, der noch nicht angemeldet ist.

Warum eine Anforderung mit „Keine Genehmigung erforderlich“ zurückkommen kann

Das bedeutet, dass keine Regel dafür griff – jeder Schwellenwert, an dem es gemessen wurde, lag über seinem Wert, sodass es sofort bestellt werden kann. Das ist eine Antwort, keine Lücke.

Das bedeutet NICHT, dass eine Regel zutrifft, aber niemandem zugeordnet ist. Eine Regel, die den Antrag abdeckt, aber keiner Person zugeordnet ist – beispielsweise einer unbesetzten Rolle, einem ausgeschiedenen Genehmiger oder einer Kette, deren einziger Name die Person ist, die den Antrag gestellt hat – wird abgelehnt und benannt, damit sie korrigiert werden kann. Sie wird niemals als Genehmigung gewertet.

Eine Stufe, die nicht zutraf

Im Genehmigungsfeld werden alle Regelnamen jeder Ebene aufgelistet, einschließlich der nicht zutreffenden – gekennzeichnet als „Übersprungen“ – mit dem jeweiligen Grund in der Zeile. Der häufigste Grund ist, dass die auf dieser Ebene genannte Person die Anfrage gestellt hat und niemand für diese Anfrage unterschreibt.

Wer den Antrag „angestoßen“ hat, ist die Person, die ihn erstellt hat, nicht diejenige, die auf „Senden“ zur Genehmigung geklickt hat. Ein Abteilungsassistent kann den Antrag seines Abteilungsleiters weiterleiten, ohne dass dessen Unterschrift übersprungen wird.

Eine Kette ist fixiert, wenn sie gesendet wird

Die für einen Antrag erforderlichen Unterschriften werden einmalig, zum Zeitpunkt der Einreichung zur Genehmigung, anhand der damals geltenden Regeln und Ebenen ermittelt. Eine nachträgliche Regeländerung – beispielsweise das Hinzufügen einer Ebene, das Anpassen eines Schwellenwerts oder die Korrektur einer benannten Person – ändert weder die Kette bereits eingereichter noch die Kette bereits genehmigter Dokumente: Diese Unterschriften wurden gemäß den damals geltenden Bestimmungen erteilt, und eine Änderung würde die Genehmigungshistorie verfälschen.

Eine genehmigte Anforderung, der eine erwartete Ebene fehlt, bleibt also unverändert. Um die aktuell angewendete Regel einzusehen, kopieren Sie die Anforderung – die Kopie ist ein neuer, von Ihnen erstellter Entwurf – und senden Sie sie zur Genehmigung. Im Genehmigungsbereich werden alle Ebenen der Regel aufgelistet.

Bestellungen funktionieren anders. Wenn Sie eine Genehmigungsregel für eine Bestellung ändern, werden alle noch ausstehenden Bestellungen gleichzeitig erneut zur Genehmigung weitergeleitet. Bereits genehmigte Bestellungen bleiben genehmigt. Siehe „Wer genehmigt eine Bestellung und wer wird benachrichtigt?“ → „Genehmigungsregel ändern“.

Kopieren einer Anforderung

Die Kopie wird als Entwurf zurückgesendet, niemals in der eingereichten Form. Dies ist beabsichtigt: Die Genehmigung bezog sich auf den ursprünglichen Antrag, mit dem entsprechenden Wert und Datum der Unterzeichnung. Die Kopie ist ein neuer Antrag und wird aufgrund seiner eigenen Merkmale zur Genehmigung weitergeleitet – dies entspricht dem Button „Zur Genehmigung senden“.

Lieferanten um Angebote bitten

Durch die Erstellung einer Angebotsanfrage (RFQ) wird die Bedarfsanforderung in ein Beschaffungsereignis umgewandelt: Die Positionen werden mit ihren Mengen und geschätzten Preisen übernommen, die Bewertungskriterien werden vor der Öffnung der Angebote festgelegt, und die für die Kategorie der Bedarfsanforderung registrierten Lieferanten werden als Entwurf beigefügt. Es wird nichts an einen Lieferanten gesendet, bis das Ereignis veröffentlicht ist.

Bestellung dessen, was die Beschaffung zugesprochen bekommen hat

Sobald der Beschaffungsauftrag vergeben ist, genehmigen Sie die Bestellungen anhand des Ergebnisses (nicht der Kostenvoranschläge) und erstellen Sie eine Bestellung (PO). Das Formular beginnt mit dem Abschnitt „Aus der Beschaffung“, in dem das Ergebnis des Auftrags angegeben ist. Der Lieferant ist bereits eingetragen.

Die Bestellung erfolgt zu den vereinbarten Preisen und Mengen, nicht zu den im Anforderungsformular geschätzten Werten.
Solange die Veranstaltung noch nicht vergeben ist, wird „Genehmigen → Bestellung“ abgelehnt, und die Meldung nennt die Veranstaltung. Vergeben Sie sie zuerst.
Die Vergabe von Positionen an verschiedene Lieferanten ergibt eine Bestellung pro Lieferant.
Positionen, für die der ausgewählte Lieferant kein Angebot abgegeben hat, und Positionen, die nie in die Beschaffungsphase gingen, gehen an den Lieferanten, den Sie im Lieferanten auswählen.

Eine Einstellungsanfrage funktioniert auf die gleiche Weise

HRMS → Recruiting & Onboarding → Stellenanforderungen ist die Anfrage für eine Stelle. Die Weiterleitung zur Genehmigung erfolgt anhand der jährlichen Kosten. Die Anfrage selbst durchläuft denselben Genehmigungsprozess: jede Ebene in der Reihenfolge, wer sie aktuell bearbeitet, wer sie wann unterzeichnet hat.

Die Person, die den Antrag gestellt hat, sieht das entsprechende Panel, ebenso wie der zuständige Personalverantwortliche und die Personen, die unterschreiben sollen. Niemand benötigt die Ansicht „Einstellungsgenehmigungen“, um den Status seines eigenen Antrags zu verfolgen.
Die Einsicht in den Verlauf berechtigt nicht zur Entscheidung. Genehmigungen und Ablehnungen erfolgen weiterhin über Einstellungsgenehmigungen und werden ausschließlich vom Genehmigenden gemäß den Stufenbezeichnungen vorgenommen.
Der Genehmiger auf jeder Ebene ist der Mitarbeitername im Personalverwaltungssystem (HRMS), wie bei einer Anforderung. Mitarbeiter ohne Anmeldung behalten diese Berechtigung, bis ein Benutzer mit ihrem Mitarbeiterdatensatz verknüpft ist; die Entscheidung darüber trifft niemand außer einem Administrator.
Jemand, der alle Einstellungsanfragen in der Liste öffnet, sieht dennoch nur die Unterschriften der für ihn relevanten Anfragen. Diejenigen, die für die Genehmigung von Einstellungen zuständig sind, und die Administratoren sehen alle Anfragen.
Eine Ebene, auf der die Person genannt wird, die die Anfrage gestellt hat, wird als „Übersprungen“ angezeigt, und die Anfrage geht zur nächsten Ebene über, anstatt auf eine Unterschrift zu warten, die niemand geben kann.

Die Gehaltsstufe in einer Einstellungsanfrage und für eine Position unter HRMS → Personen → Positionen wird aus den Gehaltsstufen unter HRMS → Vergütung ausgewählt, die jeweils als „Code — Name“ angezeigt werden. Die Positionsliste zeigt die Gehaltsstufe jeder Position an.