Dieselbe Person zweimal

Patienten, Studenten, Bewerber und Mitarbeiter: Ein neuer Datensatz, der aussieht, als wäre er bereits in der Akte vorhanden, wird zurückgehalten und mit dem Namen der Person versehen, die er ist, mit der Option "Trotzdem erstellen", obwohl es sich in Wirklichkeit um eine andere Person handelt, und die Liste der möglichen Duplikate zeigt die zuvor erstellten Datensätze an.

Ein doppelter Datensatz für dieselbe Person ist schlimmer als ein Tippfehler: Die Allergien eines Patienten stehen in einer Akte, das nächste Rezept in einer anderen, ein Mitarbeiter wird doppelt bezahlt, die Noten eines Studenten verteilen sich auf zwei Zeugnisse. Deshalb werden die Daten von Patienten, Studenten, Bewerbern oder Mitarbeitern vor dem Speichern mit den bereits vorhandenen Datensätzen abgeglichen.

Die gleiche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer allein reicht nicht aus: Eine Familie teilt sich ein Telefon, und die E-Mail-Adresse eines Erziehungsberechtigten ist in den Datensätzen mehrerer Kinder gespeichert. Auch der gleiche Name allein reicht nicht aus.

Wenn ein Spielzug zurückgehalten wird

1. Das Formular bleibt geöffnet und zeigt die Meldung „Diese Person ist bereits in unserer Datenbank erfasst“ an. Anschließend werden alle Treffer mit Nummer, Name und Geburtsdatum aufgelistet. Jeder Treffer ist ein Link, der den entsprechenden Datensatz in einem neuen Tab öffnet.
2. Falls es sich um dieselbe Person handelt, verwenden Sie bitte den bestehenden Datensatz. Es wurden keine Daten gespeichert.
3. Wenn es sich tatsächlich um eine andere Person handelt – beispielsweise um Zwillinge oder zwei Personen mit gleichem Namen und Geburtstag –, klicken Sie auf „Trotzdem erstellen – dies ist eine andere Person“. Der Datensatz wird gespeichert und Ihre Bestätigung wird im Prüfprotokoll vermerkt. Dies gilt auch als Überprüfung: Die beiden Datensätze werden anschließend nicht mehr als mögliche Duplikate voneinander aufgeführt.

Eine Bearbeitung wird auf dieselbe Weise geprüft, wenn sie einen Namen, ein Geburtsdatum, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Person ändert: Auch das Ändern eines Datensatzes, um ihn mit einer anderen Person abzugleichen, wird zurückgehalten. Ein Import und ASK liefern dasselbe Ergebnis wie das Formular.

Vor dieser Überprüfung erstellte Duplikate

Jedes Register verfügt über eine Liste möglicher Duplikate nach demselben Prinzip: EHR → Patientenversorgung → Mögliche Patientenduplikate, HRMS → Personen → Mögliche Mitarbeiterduplikate und Studierendenlebenszyklus → Mögliche Studentenduplikate und Mögliche Bewerberduplikate. Jede Zeile repräsentiert einen Datensatz mit einem wahrscheinlichen Duplikat: „Ähnlich wie Patient“ (bzw. Mitarbeiter, Student, Bewerber) nennt die Nummer des anderen Datensatzes, und „Mögliche Übereinstimmungen“ gibt an, wie vielen Datensätzen dieser Datensatz ähnelt. Eine leere Liste bedeutet, dass keine zwei Datensätze derselben Person ähneln.

1. Vergleichen Sie die beiden. „Diesen Patienten (oder Mitarbeiter, Studenten, Bewerber) öffnen“ öffnet den Datensatz in der entsprechenden Zeile; „Den Patienten, dem es ähnlich sieht“ öffnet den anderen Datensatz.
2. Handelt es sich um verschiedene Personen, wählen Sie „Kein Duplikat“ und geben Sie den Grund an – beispielsweise „Zwillinge, unterschiedliche Mütter“. Die Angabe des Grundes ist erforderlich. Das Paar wird aus der Liste entfernt, und der Grund wird in der Historie beider Datensätze gespeichert.
3. Falls es sich um dieselbe Person handelt, arbeiten Sie weiter mit einem Datensatz und verwenden Sie den anderen nicht mehr.

Ein mit „Trotzdem erstellen – dies ist eine andere Person“ gespeicherter Datensatz wurde bereits auf diese Weise überprüft und erscheint daher nicht in der Liste neben dem Datensatz, mit dem er verglichen wurde.