Der Schalter: Kassiervorgang und Genehmigungen durch den Vorgesetzten

Kassiervorgang: Öffnen Sie eine Kassensitzung mit Wechselgeld, suchen Sie das Konto, nehmen Sie Bargeld, Schecks, Kartenzahlungen oder Zahlungsanweisungen entgegen, nehmen Sie Einzahlungen entgegen, fordern Sie Stornierungen an und schließen Sie die Kasse mit dem Kassenbestand ab. Genehmigung von Bargeldabhebungen: Stornierungen und Kassenabschlüsse werden von einem Vorgesetzten genehmigt – niemals von ihm selbst.

Ein Tag am Tresen

Öffnen Sie CRM › Versorgungsunternehmen › Kassenabwicklung und Zahlungen für Versorgungsunternehmen › Kassenabwicklung.
Unter „Bargeldsitzung öffnen“ wählen Sie die Kasse aus, geben den Kassenbetrag ein und klicken anschließend auf „Sitzung öffnen“. Dies wird angezeigt, wenn eine Kasse bereits von jemand anderem verwendet wird.
Suchen Sie das Konto anhand der Kontonummer, des Namens, der Telefonnummer oder der Adresse und klicken Sie auf „Suchen“. Das Konto zeigt den ausstehenden Betrag, überfällige Beträge und einen Statushinweis (z. B. „Aktivierungsstatus“) an.
Geben Sie den Betrag und die Zahlungsart ein – Bargeld, Scheck (mit Schecknummer), Karte (nur die letzten vier Ziffern der Karte) oder Zahlungsanweisung – und klicken Sie auf „Zahlung annehmen“. Die Zahlung wird auf die offenen Rechnungen des Kontos verteilt, wobei die älteste zuerst fällig ist; ein eventueller Überschuss wird dem Konto gutgeschrieben.
Bei der Option „Als Einzahlung nehmen“ wird der Betrag als Einlage auf dem Konto hinterlegt und nicht als Zahlung für Rechnungen verwendet.
Um eine Zahlung rückgängig zu machen, klicken Sie auf „Stornierung beantragen“ und geben Sie den Grund an. Ein Vorgesetzter prüft dies.
Am Ende des Tages geben Sie den gezählten Bargeldbetrag und die gezählten Schecks ein und klicken auf „Sitzung schließen“. Die Sitzung zeigt den erwarteten Bargeldbetrag sowie den Über- oder Fehlbetrag an; ein Vorgesetzter genehmigt den Abschluss.

Unter „Zahlungen an Versorgungsunternehmen“ › „Zahlung per Post erfassen“ werden Schecks, Zahlungsanweisungen oder ACH-Zahlungen erfasst, die per Post eingegangen sind, mit Kontonummer, Betrag, Schecknummer und Verwendungszweck. Die Option „Stornierung anfordern“ ist ebenfalls in dieser Zeile verfügbar.

Genehmigung von Barzahlungen (Vorgesetzter)

Cash Approvals listet die Stornierungen auf, die Kassierer angefordert haben, und die Kasse schließt mit folgenden Angaben: die Zahlung, die Sitzung, der Betrag, der Grund, wer angefordert hat, der Kassierer und für einen Abschluss die erwartete, gezählte und über-/fehlende Summe.
Die Stornierungsgenehmigung macht die Zahlungseingänge rückgängig: Jeder Eingang wird durch einen negativen Beleg mit eigenem Journaleintrag storniert, der bezahlte Rechnungsbetrag wird wieder reduziert, und in der Zahlungszeile bleiben beide Einträge erhalten. Es werden keine Daten gelöscht.
Die Ablehnung der Zahlung führt dazu, dass diese unverändert bleibt.
Genehmigt den Abschluss der Aufzeichnungen, den Bankeinzahlungsbeleg und beendet die Sitzung.
Ein/e Vorgesetzte/r darf weder eine von ihm/ihr beantragte Stornierung noch eine von ihm/ihr entgegengenommene Zahlung oder den Abschluss der eigenen Sitzung genehmigen. Dies muss von einem/einer anderen Vorgesetzten erfolgen.

Die Funktion „Cash Sessions“ speichert jede Sitzung mit Kassenbestand, Einnahmen, Zählung, Über- oder Fehlbeträgen und der Person, die den Kassenabschluss genehmigt hat. Die Funktion „Cash Drawers“ listet die Kassenschubladen auf (Code, Name, Standort).