Warnungen vor dem Speichern

Wenn Sie eine Anforderung, eine Bestellung, eine Lieferantenrechnung oder eine Zahlung erstellen, gleicht TRANXACT diese mit den bereits vorhandenen Daten ab und benachrichtigt Sie, falls etwas wie ein Duplikat oder ein Risiko aussieht, bevor es gespeichert wird.

Die Prüfungen basieren auf klaren, festgelegten Regeln, die anhand der Aufzeichnungen Ihres Unternehmens durchgeführt werden – nicht auf Vermutungen. Eine Warnung nennt die gefundenen Datensätze, und Sie sehen nur die Datensätze, die Sie öffnen dürfen.

• Eine Anforderung für einen Artikel (oder einen Artikel mit einem sehr ähnlichen Namen), der in den letzten 30 Tagen bereits für dasselbe Lager angefordert wurde, sich noch in einer offenen Bestellung befindet oder in einem anderen Lager vorrätig ist.
• Eine Lieferantenrechnung mit derselben Rechnungsnummer oder demselben Betrag vom selben Lieferanten; eine Rechnung für eine Bestellung, zu der noch keine Ware eingegangen ist.
• Eine hohe Zahlung an einen Lieferanten, dessen Bankverbindung sich in den letzten 30 Tagen geändert hat.
• Ein Kaufpreis, der weit über den letzten fünf Käufen des Artikels liegt, oder ein Lieferant, der keinen Vertrag hat, obwohl ein anderer Lieferant des Artikels einen solchen Vertrag besitzt.
• Ausgaben für ein Kostenstellenkonto ohne Budget in diesem Jahr.
• Ein Kundenauftrag, der sein Kreditlimit überschreitet oder dessen Rechnungen seit mehr als 90 Tagen überfällig sind.
• Ein wiederholter Fall für denselben Kunden, eine Ausgabe, die einer bereits geltend gemachten ähnelt, und ein Mitarbeiter, der bereits in der Akte geführt wird.

1. Füllen Sie das Formular aus und drücken Sie wie gewohnt auf die Schaltfläche „Speichern“.
2. Wenn eine Warnung erscheint, lesen Sie diese. Die darin enthaltenen Datensatznummern öffnen die gefundenen Datensätze.
3. Wählen Sie „Weiter“, um trotzdem zu speichern (geben Sie einen Grund an, falls es sich nicht um das handelt, was es zu sein scheint, z. B.: kein Duplikat, dies ist für eine andere Website), „Öffnen“, um stattdessen zum gefundenen Datensatz zu gelangen, oder „Abbrechen“.