Arbeiten mit der Personalakte eines Mitarbeiters

HRMS → Personen → Mitarbeiter: die 360°-Links, Personalmaßnahmen, was sich durch Bearbeiten nicht ändert, Kopieren eines Mitarbeiters, Anzeigen eines vergangenen Datums und Hinzufügen von Arbeitsbeziehungen, Arbeitsrecht und Einhaltung der Vorschriften durch den Mitarbeiter.

Die Mitarbeiterakte im HRMS → Personen → Mitarbeiter enthält alle relevanten Informationen zu Arbeitsverhältnissen, Arbeitsberechtigung, Compliance, Personalvorgängen usw. Dies sind die Regeln für die Nutzung dieser Akte.

Über einen Link in der 360°-Ansicht

Jede Karte in der 360°-Ansicht des Mitarbeiters verlinkt zu einer Liste – Arbeitsbeziehungen, Arbeitserlaubnis, Personalmaßnahmen usw. Die Liste öffnet sich standardmäßig gefiltert nach diesem Mitarbeiter, was auch deutlich angezeigt wird. Über den Link „Alle anzeigen“ lässt sich der Filter entfernen.

Personalmaßnahmen

• Die Datumsangaben werden in dem Format angezeigt, das Sie in Ihren Einstellungen gewählt haben.
• Der Vorschlag zeigt, was die Aktion ändert, und zwar als lesbare Feldnamen und Werte, nicht als Codes.
• Sie sehen nur die Personalvorgänge des Unternehmens, in dem Sie arbeiten.

Welche Bearbeitung ändert nicht

Im Bearbeitungsmenü wird angezeigt, welche Header-Felder nicht geändert werden. Der Status ändert sich nur bei „Beenden“, „Geplante Trennung“ oder „Statusänderung“. Das Austrittsdatum, die Offboarding-Informationen und der Verlauf werden entsprechend angepasst. Geplante Änderungen sind datierte Änderungen, die erfasst werden. „Geplante Änderung stornieren“ macht diese rückgängig. Felder, die nicht geändert werden können, werden einmalig unter dem Feld entsprechend gekennzeichnet. Siehe „Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet“.

Kopie an einen Mitarbeiter

1. Wählen Sie „Kopieren“ in der Zeile oder im Datensatz des Mitarbeiters.
2. Es öffnet sich ein bereits ausgefülltes Formular. Noch ist nichts gespeichert.
3. Geben Sie den Namen der neuen Person und das Einstellungsdatum ein und überprüfen Sie alle anderen Angaben.
4. Speichern. Der Datensatz des neuen Mitarbeiters wird geöffnet, mit einer Bestätigungsmeldung.

Das Schließen des Formulars ohne Speichern erzeugt keine Ergebnisse.

Zum Stichtag

Stellen Sie unter „Stand“ ein Datum ein, und unter „Berufsbeziehungen“ und den anderen Registerkarten wird angezeigt, was an diesem Tag galt – die Stelle, die Position und die damaligen Vertragsbedingungen der Person. Löschen Sie die Auswahl, um wieder den aktuellen Stand anzuzeigen.

Arbeitsbeziehungen nach dem Ausscheiden

Ein Arbeitsverhältnis kann nicht nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters, sei es durch Kündigung oder Ruhestand, neu beginnen. Bei einer Rückkehr wird ein neuer Mitarbeiterdatensatz angelegt, der die bisherige Beschäftigungsgeschichte und den Anspruch auf ununterbrochene Betriebszugehörigkeit dokumentiert.

Hinzufügung des Mitarbeiters

Durch Hinzufügen der Registerkarten „Arbeitsbeziehungen“, „Arbeitsrecht“ und „Compliance“ werden der Mitarbeiter und die Person automatisch ausgefüllt, sodass der neue Datensatz der richtigen Person zugeordnet wird, ohne dass diese erneut ausgewählt werden muss.