Inkasso: Mahnungen, Verzugsgebühren, Vereinbarungen, Abschaltung und Abschreibung

Die Aufgabenliste für das Forderungsmanagement und die Durchführung von Inkassoverfahren (überfällige und endgültige Mahnungen, Verspätungsgebühren), Zahlungsvereinbarungen und gebrochene Vereinbarungen, Sperrungen, Anordnungen zur Trennung und Wiederherstellung von Verbindungen, die Regelung zur Lebenserhaltung und die Abschreibung auf uneinbringliche Forderungen.

Die Arbeitsliste

CRM › Utilities › Utility Collections › Collections Worklist listet alle Konten mit überfälligen Zahlungen auf, beginnend mit dem schlimmsten Fall: Überfällig, Über 60, Über 90, Tage, der nächste Schritt, etwaige Vereinbarungen, der Hinweis auf die Lebenserhaltung und die letzte Aktion.

Sammlungen ausführen

Sammlungen per Knopfdruck starten und bestätigen.
Für jede ausgestellte Rechnung gilt, abhängig von den Tagen nach dem Fälligkeitsdatum (die Zahlen in den Einstellungen des Versorgungsunternehmens): Nach Ablauf der Nachfrist wird eine Mahngebühr erhoben – der höhere Betrag aus Pauschalgebühr und dem Prozentsatz des überfälligen Betrags –, die als separate Rechnung ausgestellt wird, damit sie mit der Zeit immer länger wird; nach Ablauf der Benachrichtigungsfrist erfolgt eine Mahnung; nach Ablauf der letzten Benachrichtigungsfrist erfolgt eine endgültige Benachrichtigung (Abschaltung).
Benachrichtigungen werden an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. An Adressen, die sich vom Newsletter abgemeldet haben, wird keine E-Mail versendet; die Benachrichtigung wird stattdessen als gedruckter Brief zugestellt.
An den Tagen, an denen die Trennung geplant ist, wird die Trennung des Kontos vorgeschlagen – der nächste Schritt lautet „Trennungsauftrag“. Durch diesen Vorgang wird jedoch nichts getrennt.

Jede Mahnung und Mahngebühr wird einmal pro Rechnung erhoben, unabhängig davon, wie oft der Inkassoauftrag ausgeführt wird. Daher kann der Auftrag bedenkenlos wiederholt werden. Konten mit einer laufenden Zahlungsvereinbarung oder unter Inkassosperre werden nicht bearbeitet.

Auf einer Seite

Zahlungsvereinbarung: Aufteilung des überfälligen Betrags in Raten, mit einer Anzahlung und dem ersten Fälligkeitstermin.
Abschaltbefehl: löst einen Abschaltbefehl wegen Nichtzahlung aus (Wann, Hinweis).
Einbehaltung von Forderungen: Bis zu einem bestimmten Datum und warum – aufgrund einer Streitigkeit oder eines Zahlungsversprechens.
Abschreibung: Der Restbetrag einer abgeschlossenen oder geschlossenen Rechnung wird aus triftigen Gründen als uneinbringliche Forderung verbucht. Für jede offene Rechnung wird eine Gutschrift im Debitorenkonto verbucht (uneinbringliche Forderung im Soll, Forderung im Haben), sodass keine der beiden Positionen als offen erscheint.

Zahlungsvereinbarungen

Über das Portal angefragte Ratenzahlungen warten auf Genehmigung: Genehmigen, Ablehnen, Ratenzahlung einsehen oder Stornieren. Zahlungen werden auf die Raten angerechnet. Eine Rate, die mehr als die vereinbarte Zahlungsfrist überfällig ist, führt zum Bruch der Ratenzahlung und setzt das Konto wieder auf den regulären Zahlungsplan. Im Dashboard werden die in den letzten 90 Tagen gebrochenen Ratenzahlungen angezeigt.

Trennung und Wiederherstellung

Ein Konto mit dem Vermerk „Lebensnotwendige Versorgung/Intensivpflege“ wird wegen Nichtzahlung niemals abgeschaltet. Die Zahlungsabwicklung zeigt als nächsten Schritt einen Anruf an, ein Abschaltauftrag wird abgelehnt, und ein Abschaltauftrag kann nicht ausgeführt werden. Bearbeiten Sie das Konto, indem Sie mit dem Kontoinhaber sprechen und eine Vereinbarung treffen. Um die Verbindung zu trennen, muss das Personal zunächst den Vermerk auf dem Konto entfernen – dies wird in der Kontohistorie vermerkt, sodass klar ist, wer die Entscheidung getroffen hat.

Ein Abschaltauftrag wird wie jeder andere Serviceauftrag vor Ort ausgefüllt (siehe Serviceaufträge von Versorgungsunternehmen und Meine Serviceaufträge).
Sobald der Kunde bezahlt hat, erstellen Sie einen Wiederherstellungsauftrag. Bei dessen Abschluss wird die Wiederherstellungsgebühr aus den Einstellungen des Versorgungsunternehmens berechnet, es sei denn, der Techniker gibt unter „Wiederherstellungsgebühr erlassen“ einen Grund an.
Bei der Kündigung eines Kontos wird eine Anzahlung mit der Endabrechnung verrechnet.

Collection Actions ist die Spur: jede Benachrichtigung (und ob sie per E-Mail oder in Papierform versandt wurde), Mahngebühren, Vereinbarungen, Abschaltungen, gesperrte Abschaltungen und Abschreibungen, mit wem und wann.