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Online-Zahlungen, Lockbox-Dateien, automatische Zahlungen und Rückerstattungen

Gelder, die nicht am Schalter eingehen: Portalzahlungen über den Zahlungsdienstleister des Unternehmens, Zahlungen aus dem Lockbox- und Bankarchiv, automatische Zahlungen von einer im Kartentresor aufbewahrten Karte sowie Rückerstattungen von Guthaben und Einlagen.

Online-Zahlungen

Wenn ein Kunde im Portal auf „Jetzt bezahlen“ klickt, wird die Zahlung an den Zahlungsdienstleister des Unternehmens weitergeleitet und unter „Online-Zahlungen“ als ausstehend angezeigt. Sie wird dem Konto gutgeschrieben, sobald der Anbieter sie bestätigt hat – in der Regel durch eine vom Anbieter unterzeichnete Bestätigung, bei der der Betrag mit der Anfrage abgeglichen wird. Die Gutschrift erfolgt einmalig, unabhängig davon, wie oft die Zahlung bestätigt wurde.

  • Falls keine Bestätigung eingeht, überprüfen Sie die Zahlung beim Anbieter und drücken Sie auf „Bestätigen (mit dem Anbieter geprüft)“, wobei Sie die Anbieterreferenz eingeben.
  • Cancel storniert eine ausstehende Zahlung, die nicht abgeschlossen wird.
  • Falls das Unternehmen keinen Zahlungsanbieter für seine Währung hat, heißt es im Portal, dass Online-Zahlungen noch nicht möglich sind.

Schließfach- und Bankdateien

  1. Öffnen Sie Lockbox & Bank Files und klicken Sie auf „Zahlungsdatei laden“.
  2. Geben Sie einen Dateinamen an, wählen Sie „Von“ (Lockbox oder Bank) und fügen Sie die CSV-Datei ein, wobei die Kopfzeile zuerst lautet: Kontonummer, Betrag, Referenz und optional bezahlt am.
  3. Laden. Jede Zeile wird einmal anhand ihrer Referenz gebucht: Die Zeile der Datei zeigt „Gebucht“, „Bereits gebucht“ (eine zuvor gesehene Zeile), „Abgelehnt“ und den Betrag an.
account_no,amount,reference,paid_on
<UA-000123>,<84.17>,<LBX-20261017-0001>,<2026-10-17>
<UA-000456>,<120.00>,<LBX-20261017-0002>,<2026-10-17>

Automatische Zahlung

  1. Die Kundenkarte wird zunächst unter Buchhaltung › Kartenzahlungen › Karten gespeichert; lediglich Token und Maske werden im Kundenkonto hinterlegt. Kunden können die automatische Zahlung auch selbst im Portal einrichten.
  2. Klicken Sie bei Autopay auf „Automatische Zahlung aktivieren“: Wählen Sie das Konto aus, fügen Sie den Kartentoken ein und notieren Sie, womit der Kunde einverstanden war.
  3. Jede gebuchte Rechnung wird dann am Fälligkeitstag als einmalige Belastung der Karte abgebucht.
  4. Press Post hat die Gebühren für automatische Zahlungen beglichen, um die vom Kartenspeicher als Zahlungen verbuchten Beträge auf den Konten zu verbuchen.
  5. Durch Deaktivieren der automatischen Zahlungsabwicklung in der entsprechenden Zeile des Kontos wird diese gestoppt.

Rückerstattungen

Rückerstattungen › Rückerstattung bedeutet, dass Sie Geld zurückerhalten: Wählen Sie das Konto, von (Guthaben oder Einzahlung), den Betrag (leer: der gesamte Betrag), die Zahlungsart (Scheck, Überweisung, Karte oder Bargeld) und den Grund. Die Rückerstattung wird separat im Kundenkonto (Guthaben oder Einzahlungen) verbucht.