Dans quelle mesure un travail de fond peut agir seul

Chaque tâche planifiée transmet ses résultats aux utilisateurs. La plateforme, via son système d'automatisation, indique, pour chaque tâche, si elle se contente de les informer, demande leur approbation puis agit, ou agit puis les informe.

Une tâche qui détecte des problèmes (retards dans les commandes, inventaires à effectuer, évaluations de période d'essai à réaliser, tâches d'intégration en retard) ne se contente plus d'indiquer « à modifier » dans son rapport. Elle transmet les informations trouvées, au niveau défini par votre entreprise pour cette tâche. Sans niveau défini, elle se contente d'informer les utilisateurs sans rien changer.

• Informer les personnes concernées : les résultats sont transmis aux personnes désignées, dans la section « Mes approbations » sous « Tâches en arrière-plan », et par courriel. Rien ne change.
• Demander une approbation, puis agir (approuver) : une demande d’approbation est soumise pour la première personne mentionnée (ou le premier rôle). L’approuver dans « Mes approbations » prend effet ; la refuser clôture la demande.
• Agir, puis informer les gens (agir) : le changement est effectué immédiatement, et les personnes nommées sont informées de ce qui a été fait.

Voici comment fonctionnent les actions décrites ici : la liste de suivi envoie un courriel à l’acheteur pour chaque commande en retard ; le comptage cyclique effectue un point sur le nombre de commandes non exécutées pour chaque emplacement ; l’évaluation des périodes d’essai rappelle chaque responsable ; le suivi des nouveaux employés contacte par courriel la personne en charge de la tâche en retard. Les relances, le suivi des processus et les autres fonctions liées à la chaîne d’approvisionnement, aux finances et aux RH fonctionnent selon leurs propres règles et sont définies de la même manière. Une situation déjà traitée n’est pas traitée deux fois. Les fonctions qui ne peuvent pas agir font seulement l’objet d’une notification.

Chaque personne ne voit que les résultats qu'elle peut ouvrir : un élément faisant référence à un enregistrement qu'elle ne peut pas ouvrir (son module, son écran ou la partie de l'organisation à laquelle il est rattaché) lui est omis. Le courriel comptabilise les résultats et renvoie vers « Mes approbations » ; il ne les liste pas.

1. Plateforme ouverte, Automatisation, Niveaux d'automatisation, et choisissez Nouveau.
2. Choisissez le poste et le niveau.
3. Indiquez les personnes informées et leurs rôles. Sans aucune précision, les administrateurs de l'entreprise sont informés.
4. Enregistrer. L'automatisation d'exécution effectue désormais immédiatement ce que le répartiteur ferait lors de son prochain passage.