Qui approuve un bon de commande et qui en est informé

L'unité organisationnelle à laquelle chaque ordre est rattaché, les chiffres sur lesquels sont jugées les limites d'approbation, qui approuve et dans quel ordre, ce que la modification d'un ordre ou d'une règle entraîne pour son approbation, et les personnes mises en copie une fois qu'il est approuvé.

Une règle d'approbation, accessible via Chaîne d'approvisionnement → Demandes et commandes → Règles d'approbation des commandes, précise quelles commandes nécessitent une approbation (à partir d'un certain montant, éventuellement pour un fournisseur ou une unité organisationnelle) et qui signe, en une seule étape ou par étapes. Une commande concernée ne peut être réceptionnée tant que toutes les signatures n'ont pas été obtenues. Ce guide décrit la commande elle-même : les critères d'évaluation, les destinataires et les conséquences d'une modification de la commande ou de sa règle.

Chaque ordre possède une unité organisationnelle

L'unité organisationnelle est un champ obligatoire du formulaire de nouvelle commande. Elle détermine les règles d'approbation applicables ; une commande sans unité organisationnelle pourrait donc contourner une règle prévue à cet effet, ce qui est désormais impossible.

• Ce champ est prérempli : il affiche l’unité choisie dans la barre supérieure, le cas échéant, ou votre propre unité dans le SIRH. Modifiez-le si la commande concerne une autre unité.
• Il est également possible de modifier cette option depuis la page de la commande, pour n'importe quelle unité, y compris l'entreprise dans son ensemble.
• Toute commande passée par un autre moyen se voit également attribuer une unité : une copie, une commande issue d’une demande d’achat, une commande créée par ASK et une commande importée. Aucune commande n’est jamais sans unité.
• Une règle d'approbation possède son propre champ Unité organisationnelle, de sorte que l'unité qu'elle couvre est écrite dans la règle plutôt qu'implicite.

Une règle pour un centre de coûts

Une règle d'approbation de commande peut être limitée à un seul centre de coûts grâce à l'option « Uniquement pour ce centre de coûts ». Elle s'applique alors à toutes les commandes imputées à ce centre de coûts, que ce soit directement ou via l'une de ses lignes, et désigne un approbateur dédié : seul le responsable du centre de coûts de maintenance signe les ordres de maintenance.

• Laisser vide « Centre de coûts uniquement » pour une règle qui couvre tous les centres de coûts.
• Une règle couvre un centre de coûts. Pour deux centres de coûts, établissez deux règles, chacune avec son propre approbateur.
• La liste des règles d'approbation des bons de commande comporte une colonne Centre de coûts, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil quelles règles sont limitées et à quoi.
• ASK peut créer ces règles pour vous, en trouvant le centre de coûts par son code ou son nom, et affiche la règle pour votre confirmation avant de l'enregistrer.

Une commande nécessite au moins une ligne de prix

Un bon de commande ne peut être ouvert, envoyé pour approbation ou reçu que s'il comporte au moins une ligne indiquant une quantité et un prix. Une commande sans ligne, ou ne comportant qu'une seule ligne sans prix, ne sera ni approuvée ni reçue.

• Une commande passée directement (et non à partir d'une demande d'achat) est créée comme brouillon, avec votre nom renseigné en tant qu'acheteur. Ajoutez les lignes de commande, puis cliquez sur Ouvrir.
• Le refus indique ce qui manque, vous savez donc quelle ligne compléter.

L'approbation commence dès la création de la commande.

Une nouvelle commande couverte par une règle est envoyée pour approbation dès son enregistrement. Il n'y a plus besoin de cliquer sur « Soumettre » et la commande n'est plus bloquée. Les approbateurs la voient immédiatement dans « Mes approbations » et le panneau « Approbations » de la commande indique qui en est responsable.

Les limites d'approbation des chiffres sont jugées sur

Les montants figurant dans une règle d'approbation sont exprimés dans la devise de l'entreprise. Ainsi, une commande est évaluée sur son montant total dans la devise de l'entreprise — la colonne s'intitule désormais « Total en devise de l'entreprise (limites d'approbation) », et non plus « En devise de base ». Une commande de 40 000 EUR dans une entreprise dont la comptabilité est tenue en dollars est donc calculée en dollars, au taux de change applicable à la commande.

• Le total est calculé ligne par ligne, à son propre tarif. Il n'est jamais saisi manuellement : toute tentative de saisie d'un total pour une commande comportant plusieurs lignes est refusée, et le message invite à modifier une ligne.
• Le panneau Approbations de la commande affiche le calcul : « Évalué par rapport aux limites d’approbation sur » le total en devise de l’entreprise, puis le total propre à la commande et le taux auquel elle a été convertie, ainsi que l’unité organisationnelle de la commande.
• Cela change lorsque les lignes, la devise ou le taux de change changent, et seulement alors.

Les approbations suivent la hiérarchie du SIRH

Le champ « Qui approuve » d'une règle peut désigner une personne, un employé, un poste, un rôle, le responsable du centre de coûts ou la hiérarchie (voir « Choisir qui approuve une commande ou une demande d'achat »). Lorsqu'il s'agit de la hiérarchie, l'approbateur à chaque niveau est l'employé désigné par le SIRH, et la règle est appliquée dans un ordre précis. L'approbateur est donc la personne réellement concernée par la commande, et non celle qui occupe un poste quelconque.

1. La hiérarchie de l'acheteur dans le SIRH : son responsable au premier niveau, le responsable de son responsable au deuxième, et ainsi de suite pour autant de niveaux que le prévoit la règle.
2. La personne désignée dans la règle, uniquement lorsque l'acheteur n'a pas de ligne hiérarchique.
3. Le rôle de la règle, seulement lorsque ni l'un ni l'autre des deux premiers ne donne à personne.

Le fait qu'une personne possède ou non un compte n'a aucune incidence sur l'identité de l'approbateur. C'est la hiérarchie qui détermine l'approbateur, et celui-ci n'est jamais remplacé simplement parce qu'il ne possède pas encore de compte. Les demandes d'achat et les demandes d'embauche sont approuvées de la même manière.

Les approbateurs sont désignés comme des personnes

Lorsqu'une approbation est affichée, l'approbateur est désigné par son nom et sa fonction – par exemple « Jane Doe, directrice générale » – sans qu'il soit nécessaire de rechercher un rôle. Cela se vérifie dans la liste des approbations de bons de commande (qui comporte les colonnes « Fonction » et « Personnes habilitées »), dans le panneau des approbations de la commande elle-même et dans « Mes approbations ».

Lorsqu'une règle renvoie à une fonction, elle est désignée par le nom de la personne qui l'occupe : « Directrice générale : Jane Doe (PDG, Siège social) ». Si plus de trois personnes sont mentionnées, les trois premières sont indiquées par « et N autres ». Une fonction non occupée est ainsi précisée ; il convient donc de corriger cette règle avant toute exécution de la procédure.

• Les règles d'approbation des bons de commande, ainsi que les niveaux d'approbation associés à chaque règle, comportent une colonne « Détenu par » indiquant qui détient chaque rôle aujourd'hui.
• Dans le SIRH → Personnel → Organigramme, l'option « Afficher les approbateurs » permet d'afficher tous les approbateurs de bons de commande ou de demandes d'achat, avec la règle et le niveau hiérarchique concernés. Les personnes destinataires de la règle sont également indiquées. Le bouton affiche le nombre total d'approbateurs.

Un approbateur sans connexion pour le moment

Lorsque l'employé désigné par le SIRH ne s'est pas encore connecté, le processus est en attente de sa connexion. Cette information est clairement indiquée à l'écran : « Jane Doe est l'approbatrice désignée par le SIRH et ne s'est pas encore connectée ; le processus est donc en attente de sa connexion », à la fois dans la liste des approbations de la commande (dans « Qui peut agir ») et dans le panneau des approbations de la commande.

• Personne d'autre ne peut décider à leur place : ni le titulaire du rôle régissant la règle, ni la personne nommée dans la règle. Seul un administrateur le peut.
• Les niveaux supérieurs attendent derrière, comme ils le feraient derrière n'importe quel approbateur qui n'a pas encore pris de décision.

1. Donnez à l'approbateur un identifiant, s'il n'en a pas, sous Plateforme → Accès → Utilisateurs.
2. Associez cet utilisateur à sa fiche employé dans le SIRH (SIRH → Personnel → Employés, Modifier l'employé, Se connecte en tant que) et enregistrez. Une connexion est associée à une seule fiche employé ; par conséquent, une connexion déjà associée ailleurs sera refusée avec le nom de la fiche qui la contient.
3. L'approbation apparaît immédiatement dans leur section « Mes approbations », et ils prennent leur décision. Aucun autre acheminement ni renvoi n'est nécessaire.

L'unité organisationnelle et le changement d'un ordre

Une commande dont l'unité organisationnelle, le fournisseur, la devise, le taux de change ou les lignes de commande changent ne correspond plus à la commande initialement approuvée. Elle est donc réacheminée en fonction de sa nouvelle configuration.

• Au lieu de « Enregistré », la commande indique ce qui s’est passé, par exemple : « La commande PO-000123 avait été approuvée, mais son unité commerciale a changé, de sorte que cette approbation ne la couvre plus et elle a été renvoyée pour approbation. »
• Une nouvelle devise sans taux de change spécifié adopte le taux enregistré, et les lignes de commande libellées dans la devise d'origine adoptent ce nouveau taux. Une ligne libellée dans sa propre devise conserve ce taux.
• Rien n'est perdu : le panneau Approbations conserve le circuit précédent sous « Circuit précédent — mis de côté lorsque le document a été modifié ou rejeté ».

Modification d'une règle d'approbation

Toute règle modifiée aujourd'hui s'applique immédiatement à toutes les commandes en attente de décision. Modifiez l'approbateur, le niveau, le montant ou l'unité organisationnelle d'une règle, ou supprimez-la : chaque commande en cours, toujours en attente d'approbation, sera automatiquement réacheminée selon les nouvelles règles. Il est inutile de rechercher ces commandes ou de les renvoyer.

• Les demandes formulées en vertu de l'ancienne règle ne sont pas supprimées. Elles restent dans l'historique d'approbation de la commande, marquées « Retirée : la règle d'approbation », avec le nom de la règle et la mention « modifiée ».
• Les commandes désormais couvertes par la règle, et qui ne l'étaient pas auparavant, sont envoyées pour approbation.
• Les commandes déjà approuvées restent approuvées. La modification ne s'applique pas aux décisions déjà prises.
• Le message qui s'affiche lorsque vous enregistrez la règle liste les commandes qui ont été réacheminées.
• Rien n'est copié : les ordres sont les mêmes, simplement réacheminés.

Une copie est jugée comme un nouvel ordre

La copie d'un bon de commande (ou d'une demande d'achat, d'un devis, d'une commande client ou d'une facture) calcule chaque ligne et le total dans la devise de l'entreprise, exactement comme pour un nouveau document. Ainsi, une copie est soumise aux mêmes approbateurs que l'original, sans risque de passer sous la barre des 0.

Qui est informé de l'approbation ?

Chaque règle d'approbation comporte une liste de diffusion : les personnes informées de l'approbation d'une commande relevant de cette règle, ainsi que les motifs de cette approbation. C'est ainsi que le responsable du demandeur, le service financier, l'unité destinataire des marchandises ou le fournisseur sont informés que la commande peut être validée.

• La raison pour laquelle ils sont mis en copie est écrite à côté de chacun d'eux (« Payez la facture ») et imprimée à côté de leur nom sur la commande et dans le message.
• Avant l'approbation de la commande, son comité d'approbation indique les destinataires en copie et la date de validation. Après validation, il indique les destinataires en copie, la date et l'état du message (envoi, mise en attente ou suppression).
• Une copie suffit ; elle ne demande à personne de signer et ne donne accès à personne à la commande.