Délais : rappels et escalade

La section « Plateforme, Automatisation, Délais » indique quand une approbation ou un ticket d'assistance laissé sans réponse fait l'objet d'un rappel, et quand et à qui il est transmis.

Chaque type d'approbation (flux de travail et automatisation, bons de commande, demandes d'achat, demandes d'embauche, approbation d'agents et tickets d'assistance) est soumis à un délai précis : un rappel est effectué à la personne concernée à l'échéance, et le ticket est transmis à son responsable le lendemain.

• Durée autorisée : utilisée lorsque l’approbation ou le billet n’a pas de date d’échéance propre.
• Rappel, quelques heures après la date limite : le courrier sera envoyé une seule fois à la personne qui le reçoit.
• En cas de dépassement de plusieurs heures, le dossier est transmis au responsable de la personne concernée (rôle ou autre) et un courriel lui est envoyé. L'option « Transférer le dossier à cette personne » lui en confère la pleine propriété ; sinon, la personne concernée est ajoutée à la liste des approbateurs désignés ou invitée à relancer le dossier.
• L'approbation d'un agent fait l'objet d'un rappel à mi-parcours de son expiration et est réactivée juste avant cette échéance. Son expiration est alors reportée d'autant d'heures que la demande a été transmise. Si le destinataire de la demande ne répond pas non plus, l'approbation expire comme prévu.
• Un ticket d'assistance escaladé est marqué comme « Escaladé », avec la raison.
• Seuls les envois dont l'échéance est dépassée après l'activation du délai sont traités, afin d'éviter l'envoi en une seule fois des courriers en attente.

Le balayage s'exécute toutes les cinq minutes ; il s'exécute désormais en une seule fois. La section « Rappels et escalades » répertorie toutes les actions effectuées.