De l'acquisition de capital au registre des immobilisations

La réception d'équipements immobilisés entraîne l'inscription de ces équipements dans les immobilisations ; le service financier les examine dans Comptabilité → Actifs → Actifs à immobiliser et les immobilise, ou indique qu'il ne s'agit pas d'un actif.

Une machine, un ordinateur portable ou un véhicule s'achète comme n'importe quel autre bien (demande d'achat, bon de commande, réception de marchandise), mais il n'est pas comptabilisé en stock. Il est inscrit au registre des immobilisations et amorti. TRANXACT assure désormais cette transition : à la réception, il enregistre les actifs, et le service financier décide de leur inscription au registre.

Qu'est-ce qui constitue un capital d'achat ?

• L'article est marqué comme capitalisable. Ouvrez l'article, accédez à la section « Calcul des coûts » et cochez la case « Capitalisable ». Choisissez sa catégorie d'actif (celle-ci détermine les comptes d'actif et la durée d'amortissement) et indiquez si vous souhaitez comptabiliser un actif par unité reçue (activé par défaut).
• Ou bien la commande a été passée à partir d'une demande d'achat dans une catégorie de dépenses intitulée « Acquisitions d'immobilisations », quel que soit l'article. Les immobilisations sont classées comme telles dès le départ.

Quelles catégories de dépenses sont considérées comme des dépenses d'investissement ?

Le choix des catégories de dépenses comptabilisées en immobilisations relève de votre entreprise. Sous Plateforme → Listes de configuration → Catégories de dépenses, ouvrez une catégorie et cochez « Acquisitions d'immobilisations : les biens reçus dans cette catégorie sont ajoutés à Comptabilité → Actifs → Actifs à immobiliser en tant qu'immobilisations provisoires ». La liste indique alors que ces catégories sont des immobilisations. Décochez la case : les biens achetés dans cette catégorie sont alors comptabilisés en stock comme d'habitude. Tant que vous ne modifiez rien, seule la catégorie intégrée « Équipements d'équipement » est considérée comme une immobilisation.

À quoi sert un reçu de marchandises

La réception de marchandises génère une écriture comptable par unité reçue (ou par numéro de série, le cas échéant), précisant son coût, le fournisseur, le bon de commande et le bon de réception correspondant. Une fois cette écriture validée, une ligne de réception correspond à une seule écriture comptable pour la quantité totale ; chaque unité numérotée fait toujours l’objet d’une écriture comptable.

La ligne de réception indique les actifs qu'elle a enregistrés, et Comptabilité → Actifs → Immobilisations comporte désormais des colonnes Réception de marchandises et Bon de commande, ce qui permet de toujours retracer l'historique d'un actif jusqu'à son acquisition.

Actifs à capitaliser

Comptabilité → Actifs → Actifs à immobiliser répertorie tous les éléments arrivés et en attente d'inscription au registre : leur nature, leur numéro de série, leur coût, leur catégorie, le bon de réception et le bon de commande, le fournisseur, la date de réception et leur emplacement. Un document qui ne peut pas encore être immobilisé (généralement parce qu'il n'a pas de catégorie d'actif) est signalé dans la section « En attente », qui précise les informations manquantes.

1. Sur la ligne de l'actif, choisissez Capitaliser.
2. Classe d'actif : nécessaire lorsque l'élément n'en possède aucune ; en choisir une ici remplace celle de l'élément.
3. En service à partir de : la date de début de l’amortissement. Laissé vide, aujourd’hui.
4. Durée de vie utile (mois) : laissée vide, celle de l’objet, ou celle de la classe.
5. L’unité est retirée du stock, son coût est transféré de l’inventaire au compte d’actif de la classe et l’amortissement commence à compter de la date de mise en service.

Si l'actif ne doit pas être immobilisé (en dessous du seuil d'immobilisation, consommé en cours d'utilisation ou acheté par erreur), sélectionnez « Pas un actif » et indiquez pourquoi. La traite est annulée et les marchandises restent en stock.

Retours et reçus antérieurs

• Le retour des marchandises au fournisseur avant leur immobilisation annule leurs créances.
• Les marchandises reçues avant cette modification n'ont pas été comptabilisées automatiquement. Veuillez les ajouter manuellement au registre des immobilisations.