Copie d'un enregistrement
Même chose encore, à une chose près : sur chaque liste et chaque page d'enregistrement, selon les règles auxquelles est soumis un enregistrement dactylographié.
Chaque journée d'activité se déroule de la même manière : la commande du mois dernier avec deux quantités modifiées, le même client pour une autre usine, et le même routage pour la quantité supérieure. La fonction « Copier » est intégrée aux actions de chaque liste et à côté de l'option « Imprimer » sur chaque page d'enregistrement.
Une copie est une création
Il ne s'agit pas d'une ligne dupliquée. La copie emprunte le même point de terminaison de création que votre enregistrement : elle utilise un nouveau numéro de document de la même plage, reprend les paramètres par défaut de l'entreprise, vérifie les champs obligatoires, les règles de valeurs et les règles de cohérence organisationnelle, exécute le processus de validation de votre entreprise et fait l'objet d'un audit. Sur cette plateforme, les règles ne peuvent être ignorées, et une copie ne l'est pas non plus.
Ce qui ne se manifeste pas
| Laissé pour compte | Pourquoi |
|---|---|
| Le numéro du document | La copie prend l'élément suivant dans la même série. Deux enregistrements avec un seul numéro constituent une anomalie, et non une commodité. |
| Qu'est-il arrivé à l'original ? | Facture enregistrée, approuvée, payée, reçue, annulée, rapprochée : avec les informations concernant les personnes ayant effectué chaque action et la date. Une copie d’une facture payée n’est pas une facture acquittée. |
| Le statut | Retour au point de départ de tout nouveau disque de ce type, ce qui fait de la copie un brouillon. |
| Qui l'a réalisé et quand ? | C'est vous qui avez fait la copie, aujourd'hui. |
Tout le reste constitue la spécification de l'élément, et c'est cette spécification que vous copiez. Un champ indiquant quelle PARTIE effectue une action (par exemple, qui finance un contrôle de conformité) est une spécification et est reproduit ; un champ indiquant qui a signé et quand est un enregistrement d'un événement et n'est pas reproduit.
Les lignes arrivent aussi
Un bon de commande sans ses lignes n'est pas une copie conforme. Les lignes sont renumérotées à partir d'un bon de commande existant et l'en-tête est recalculé. Si, pour une raison quelconque, les lignes ne peuvent être écrites, l'en-tête est également supprimé et la raison vous est expliquée : une copie incomplète est pire que rien.
Sur un bon de commande, une demande d'achat, un devis, une commande client ou une facture, chaque ligne copiée est recalculée à l'identique, comme sur un nouveau document, de même que le total dans la devise de l'entreprise (« En devise de base »). Une copie est donc soumise aux mêmes approbateurs que l'original. Les documents copiés avant cette mise à jour et dont le total affichait 0 ont été corrigés.
Quand elle ne peut pas se terminer toute seule
La plupart des données de référence sont identifiées par un code unique ; une simple copie entraînerait donc un conflit. Au lieu d'afficher un message d'erreur, le formulaire de création s'ouvre sur l'enregistrement préparé par la copie : tous les champs sont préremplis, la raison apparaît au-dessus et la seule information à modifier attend d'être saisie.
La copie d'un employé se fait de la même manière : le formulaire s'ouvre prérempli à partir de l'original et aucune donnée n'est enregistrée tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer ». Saisissez le nom et la date d'embauche de la nouvelle personne ; une fois l'enregistrement effectué, la nouvelle fiche s'ouvre avec une confirmation. Voir « Utilisation de la fiche d'un employé ».
La fonction Copier demande l'autorisation d'AJOUTER à l'écran, et non de modifier. Une personne qui peut émettre des bons de commande sans les modifier peut copier ceux du mois précédent ; une personne qui ne peut en modifier qu'un seul ne peut pas en créer un second.
Un écran qui n'a rien dans lequel copier — une vue assemblée à partir d'autres enregistrements, une publication immuable, un registre en lecture seule — l'indique au lieu de proposer l'action.