Avertissements avant l'enregistrement

Lorsque vous créez une demande d'achat, une commande, une facture fournisseur ou un paiement, TRANXACT vérifie les informations déjà enregistrées et, si un élément semble être un doublon ou présenter un risque, vous en informe avant l'enregistrement.

Les contrôles sont effectués selon des règles strictes et fixes appliquées aux données de votre entreprise, et non par supposition. Un avertissement indique les enregistrements trouvés, et vous ne voyez que ceux que vous êtes autorisé à ouvrir.

• Une demande pour un article (ou un article portant un nom très similaire) déjà demandé pour le même entrepôt au cours des 30 derniers jours, toujours sur une commande d'achat ouverte ou en stock dans un autre entrepôt.
• Une facture fournisseur portant le même numéro ou le même montant, provenant du même fournisseur ; une facture relative à une commande pour laquelle aucune marchandise n’a été reçue.
• Un paiement important à un fournisseur dont les coordonnées bancaires ont changé au cours des 30 derniers jours.
• Un prix d'achat nettement supérieur aux cinq derniers prix d'achat de l'article, ou un fournisseur sans contrat alors qu'un autre fournisseur de l'article en possède un.
• Dépenses imputées à un centre de coûts sans budget cette année.
• Une commande passée auprès d'un client dont le crédit est supérieur à sa limite ou dont les factures sont impayées depuis plus de 90 jours.
• Un cas similaire pour le même client, une dépense identique à une autre déjà réclamée et un employé déjà fiché.

1. Remplissez le formulaire et appuyez sur le bouton Enregistrer comme d'habitude.
2. Si un avertissement apparaît, lisez-le. Les numéros d'enregistrement qu'il contient permettent d'ouvrir les enregistrements trouvés.
3. Choisissez Continuer pour enregistrer quand même (ajoutez une raison si ce n'est pas ce à quoi cela ressemble, par exemple : ce n'est pas un doublon, ceci est pour un autre site), Ouvrir pour accéder à l'enregistrement trouvé à la place, ou Annuler.