Documents, en-têtes et lignes de commande
Comment un document transactionnel est élaboré, pourquoi ses totaux correspondent toujours à ses lignes et à quel moment les lignes cessent de changer.
Chaque document transactionnel s'ouvre sur une page de détail : un en-tête récapitulatif en haut, des tableaux de lignes en bas, accessibles via l'option « Détail » de sa liste. L'en-tête peut être modifié directement sur cette page, celle où vous vous trouvez après avoir consulté le document et identifié l'erreur.
Les lignes forment une grille, pas une masse informe.
Les lignes sont saisies dans un tableau : sélectionnez l’article ou le compte général dans une liste déroulante, saisissez la quantité et consultez le total cumulé. Les documents dont l’en-tête et les lignes sont rédigés simultanément (journaux, demandes d’achat, bons de commande, factures fournisseurs, opportunités) intègrent ce même tableau dans leur formulaire de création, ce qui permet de créer le document en une seule étape plutôt que de le remplir ultérieurement.
| Module | Document | Quelles sont les lignes ? |
|---|---|---|
| Comptabilité | Revues | Lignes enregistrées : compte, débit, crédit. Immuable. |
| Comptabilité | Factures fournisseurs et clients | Lignes de coût avec article, compte GL et taxe. |
| CRM | Opportunités | Les lignes de produits, qui deviennent la facture AR sur les ventes conclues. |
| CRM | ordres de travail sur le terrain | Tâches impliquant la main-d'œuvre et le technicien, ainsi que le prélèvement de pièces en stock. |
| Chaîne d'approvisionnement | Demandes d'achat et bons de commande | Lignes d'articles indiquant les quantités reçues et en attente. |
| Chaîne d'approvisionnement | Recettes | Quantités reçues par bac et par lot. Immuables. |
| GRH | Gestion de la paie | Un bulletin de paie par employé : brut, impôts, déductions, net. |
| Fabrication | Ordres de production | Composants éclatés de la nomenclature et opérations de routage. |
| Fabrication | Inspections de qualité | Caractéristiques mesurées par rapport à leurs limites de spécification. |
| DSE | Rencontres | Lignes de facturation. |
| Cycle de vie étudiant | facturation à terme | Frais d'inscription, déduits de l'aide acceptée. |
Chaque ligne d'une grille possède un bouton 360° qui ouvre un panneau adjacent affichant sa configuration, sa nomenclature, son processus, son coût, son stock et les autres documents relatifs à l'article. Voir Vue à 360° → Vue à 360° d'une ligne.
Deux règles appliquées dans l'API, et pas seulement à l'écran.
- Les totaux d'en-tête sont calculés automatiquement. L'ajout, la modification ou la suppression d'une ligne entraîne le recalcul du sous-total, de la taxe et du total d'en-tête dans la même transaction de base de données. L'en-tête ne peut jamais être en contradiction avec ses lignes, quelle que soit la méthode de modification.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
La grille vous indique clairement de quelle option il s'agit, plutôt que de vous laisser saisir du texte et de constater une erreur à l'enregistrement. « Publié » et « la période est terminée » correspondent à deux problèmes distincts avec des réponses différentes ; se tromper de réponse peut vous faire perdre un après-midi.
Modifier l'en-tête
Une fois qu'un document comme une commande client existe, la plupart de ses informations sont figées par le processus qui l'a créé. Le bouton « Modifier » en haut de l'enregistrement ne permet de modifier que quelques détails : la date demandée, le numéro de commande du client, l'adresse de livraison, le lieu de livraison, l'entrepôt et les notes.
- Au-dessus de ces champs, le formulaire Modifier affiche les détails propres à l'enregistrement (son numéro, le client, les articles, la date, la devise) sous forme de texte, ce qui vous permet de voir quel document vous modifiez même lorsque tous les champs modifiables sont encore vides.
- Ces informations sont là pour être consultées. Rien de ce qu'elles contiennent ne peut être modifié ni renvoyé avec la sauvegarde.
- Le formulaire indique que ses lignes sont modifiées dans les lignes situées sous l'en-tête. Pour modifier une quantité ou ajouter un article, fermez le mode Édition et utilisez la grille de lignes.