Documents, en-têtes et lignes de commande
Comment un document transactionnel est élaboré, pourquoi ses totaux correspondent toujours à ses lignes et à quel moment les lignes cessent de changer.
Chaque document transactionnel s'ouvre sur une page de détail : un en-tête récapitulatif en haut, des tableaux de lignes en bas, accessibles via l'option « Détail » de sa liste. L'en-tête peut être modifié directement sur cette page, celle où vous vous trouvez après avoir consulté le document et identifié l'erreur.
Les lignes forment une grille, pas une masse informe.
Les lignes sont saisies dans un tableau : sélectionnez l’article ou le compte général dans une liste déroulante, saisissez la quantité et consultez le total cumulé. Les documents dont l’en-tête et les lignes sont rédigés simultanément (journaux, demandes d’achat, bons de commande, factures fournisseurs, opportunités) intègrent ce même tableau dans leur formulaire de création, ce qui permet de créer le document en une seule étape plutôt que de le remplir ultérieurement.
| Module | Document | Quelles sont les lignes ? |
|---|---|---|
| Comptabilité | Revues | Lignes enregistrées : compte, débit, crédit. Immuable. |
| Comptabilité | Factures fournisseurs et clients | Lignes de coût avec article, compte GL et taxe. |
| CRM | Opportunités | Les lignes de produits, qui deviennent la facture AR sur les ventes conclues. |
| CRM | ordres de travail sur le terrain | Tâches impliquant la main-d'œuvre et le technicien, ainsi que le prélèvement de pièces en stock. |
| Chaîne d'approvisionnement | Demandes d'achat et bons de commande | Lignes d'articles indiquant les quantités reçues et en attente. |
| Chaîne d'approvisionnement | Recettes | Quantités reçues par bac et par lot. Immuables. |
| GRH | Gestion de la paie | Un bulletin de paie par employé : brut, impôts, déductions, net. |
| Fabrication | Ordres de production | Composants éclatés de la nomenclature et opérations de routage. |
| Fabrication | Inspections de qualité | Caractéristiques mesurées par rapport à leurs limites de spécification. |
| DSE | Rencontres | Lignes de facturation. |
| Cycle de vie étudiant | facturation à terme | Frais d'inscription, déduits de l'aide acceptée. |
Deux règles appliquées dans l'API, et pas seulement à l'écran.
- Les totaux d'en-tête sont calculés automatiquement. L'ajout, la modification ou la suppression d'une ligne entraîne le recalcul du sous-total, de la taxe et du total d'en-tête dans la même transaction de base de données. L'en-tête ne peut jamais être en contradiction avec ses lignes, quelle que soit la méthode de modification.
- Les lignes sont figées avec le document. Une fois une facture enregistrée, un bon de commande reçu, un ordre de travail terminé ou une prestation facturée, ses lignes sont en lecture seule : ces opérations ont déjà généré des écritures comptables et des mouvements de stock. Elles sont également figées à la clôture de l’exercice, pour la même raison.
La grille vous indique clairement de quelle option il s'agit, plutôt que de vous laisser saisir du texte et de constater une erreur à l'enregistrement. « Publié » et « la période est terminée » correspondent à deux problèmes distincts avec des réponses différentes ; se tromper de réponse peut vous faire perdre un après-midi.