Mes approbations

Chaque bon de commande, demande d'achat ou devis en attente de votre signature, décidé sans avoir besoin du module auquel il appartient.

Lorsqu'une règle d'approbation vous attribue un bon de commande ou une demande d'achat (par votre nom, votre rôle ou votre hiérarchie), il vous appartient de décider si vos rôles vous donnent accès à la chaîne d'approvisionnement. Un responsable financier invité à signer un bon de commande n'a pas besoin d'accéder aux écrans d'achat nécessaires et n'y a pas accès.

• Un compteur orange (« 2 approbations ») apparaît dans la barre supérieure lorsqu'une approbation est en attente et ouvre la section « Mes approbations ». Le lien vers l'e-mail d'approbation s'y trouve également.
• Chaque approbation indique son objet, le fournisseur, le montant, le niveau auquel vous signez, qui l'a émise et quand ; ouvrez-en une pour voir ses lignes et qui a signé avant vous.
• Approuver ou refuser avec une raison — le demandeur doit savoir ce qu'il faut changer, donc un refus sans motif est refusé.
• Seules les approbations pour lesquelles vous devez vous prononcer sont affichées. Une signature de niveau 2 en attente de celle du niveau 1 apparaît une fois que le niveau 1 a statué.
• La section « À venir » ci-dessous indique les tâches qui vous sont assignées ultérieurement et dont vous n'avez pas encore besoin, avec le niveau et la personne en attente. Aucune décision ne peut être prise à ce stade ; cette section permet d'éviter qu'un document destiné à vous ne soit considéré comme perdu.
• Chaque approbation désigne l'approbateur, en précisant sa fonction – par exemple : « Jane Doe, directrice générale ». L'approbateur est l'employé(e) identifié(e) par le SIRH, et seule cette personne prend la décision : une approbation ne vous parvient jamais au nom d'une autre personne.
• Si vous venez de recevoir un identifiant (identifiant défini dans votre dossier employé), les approbations en attente s'affichent ici immédiatement. Aucun document ne doit être renvoyé.

Sur n'importe quel écran, quelle que soit sa taille

Le nombre d'approbations s'affiche dans la barre supérieure quelle que soit la largeur de l'écran (ordinateur portable, tablette ou grand écran), et vous pouvez toujours accéder à « Mes approbations » depuis cette barre. Lorsqu'aucune approbation n'est en attente, mais qu'une autre est en cours d'acheminement, la barre l'indique : « 2 approbations en cours ».

Courriels

• Chaque approbateur reçoit un courriel lorsque c'est son tour, et pas avant, pendant que les niveaux inférieurs sont encore en train de décider.
• La personne ayant formulé la demande reçoit par courriel la décision finale : approuvée ou rejetée, avec le motif.

Analyse du processus d'approbation

Chaque signature indique le nom de la personne, son niveau hiérarchique et sa fonction dans le SIRH, ces informations étant clairement séparées pour éviter toute confusion : « Jane Doe, signant en qualité de chef de service (fonction SIRH : agent technique) ». Le niveau hiérarchique correspond aux exigences réglementaires ; la fonction SIRH désigne le poste occupé par la personne.

Un niveau bloqué indique la raison, à la fois dans la demande d'achat et dans Chaîne d'approvisionnement → Contrôle des achats → Niveaux d'approbation : par exemple, parce que personne n'occupe le poste indiqué ou que l'employé concerné a quitté l'entreprise. Corrigez le niveau ou le poste ; la demande d'achat ne restera pas sans réponse.

Des citations aussi

Lorsqu'une règle d'approbation de devis s'applique à un devis, ses signatures sont ajoutées à Mes approbations de la même manière. Voir Approuver un devis avant son envoi.