Approuver un devis avant son envoi

Les règles d'approbation des devis déterminent quels devis doivent être vérifiés avant d'être transmis au client, et par qui. Un devis validé est soumis, approuvé, puis envoyé.

Certains devis ne doivent pas être diffusés sans avoir été examinés : un devis important, un devis avec une remise conséquente, un devis destiné à un client spécifique. Le module CRM → Ventes → Règles d’approbation des devis précise lesquels et qui les vérifie. Un devis non couvert par une règle est envoyé tel quel.

Établir une règle

1. Ouvrez CRM → Ventes → Règles d'approbation des devis et appuyez sur Nouveau.
2. Donnez-lui un code, un nom et un ordre : chaque règle correspondant à une citation s’applique, et les numéros les plus bas recueillent leurs signatures en premier.
3. Indiquez les devis concernés. Le montant s'applique à partir du total du devis dans la devise de l'entreprise (0 signifie tous les devis). La remise s'applique à partir du pourcentage le plus élevé appliqué à une ligne ; laissez ce champ vide si les remises ne sont pas pertinentes pour cette règle. Cette restriction s'applique uniquement aux clients et aux unités organisationnelles.
4. Choisissez Qui approuve : Toute personne occupant une fonction ; La ligne hiérarchique du demandeur (SIRH), avec le nombre de niveaux hiérarchiques (1 étant le responsable du demandeur, jusqu'à 5) ; ou Une personne nommée.
5. Définissez une échéance dans (heures) si l'approbation doit être effectuée avant une certaine heure, cochez Actif et enregistrez.

Lorsque plusieurs règles correspondent à une citation, chacune devient un niveau à part entière, regroupées dans leur Ordre.

Soumettre, approuver et envoyer

1. Pour un devis couvert par une règle, appuyez sur Soumettre pour approbation.
2. Les approbateurs voient la demande dans « Mes approbations » et dans CRM → Ventes → Approbations de devis, chacun leur tour. Ils approuvent ou refusent en indiquant la raison : la personne qui a soumis la demande doit savoir ce qui doit être modifié.
3. Une fois que chaque niveau a été approuvé, appuyez sur Envoyer pour le remettre au client, puis sur Accepter → commande comme d'habitude.

• Tant que tous les approbateurs n'ont pas signé, un devis couvert ne peut être envoyé et ne peut être transformé en commande.
• La section « Approbation des devis » répertorie chaque signature : le devis, le client, le montant, la remise maximale, le niveau, l’approbateur et son poste dans le SIRH, la raison de la demande, la règle, la personne qui l’a émise, la date d’échéance et son statut.
• Une devis non couverte par une règle ne nécessite aucune étape d'approbation : soumettez pour approbation les réponses non couvertes par une règle et envoyez les travaux immédiatement.