Déplacer un enregistrement à l'étape suivante

Les documents tels qu'un plan de demande, une proposition de paiement ou une mesure relative au personnel passent à leur statut suivant grâce à un bouton nommé sur le document, jamais en saisissant un statut.

Chaque bouton modifie l'état de l'enregistrement uniquement à partir de son statut initial. Lorsqu'on appuie sur un enregistrement dans un autre statut, le système affiche le statut actuel de l'enregistrement et les statuts de départ de l'étape suivante. Chaque modification est consignée dans le journal d'audit, avec l'auteur de l'opération.

• Gestion des plans : Envoyer pour examen (à partir de l’état calculé), Approuver ou renvoyer (à partir de l’état en cours d’examen), Publier (à partir de l’état approuvé). L’envoi d’un plan pour examen ne vaut pas approbation. La publication marque la version précédente comme obsolète. Le recalcul d’un plan annule son examen et son approbation.
• Plans d'approvisionnement : La validation (à partir de la version finale) en fait le plan de référence pour l'entreprise. Un plan de contingence n'est jamais validé, et un plan validé n'est pas réexécuté.
• Commandes planifiées : Marquer comme examinée (à partir de la proposition), Confirmer sans commander (à partir de la proposition ou de l’examen : la prochaine exécution la conserve et la compte comme approvisionnement), et Confirmer, ce qui génère la demande ou l’ordre de travail.
• Propositions de paiement : Approuver par une personne autre que celle qui les a préparées, puis les diffuser. Une proposition approuvée ne peut plus être modifiée.
• Enchères : Attribution (clôturées). L’enchère la plus élevée remporte l’enchère, sauf si vous désignez un autre fournisseur. Le fait de ne pas attribuer l’enchère la plus élevée ou d’attribuer une enchère inférieure au prix de réserve doit être justifié. L’enchère gagnante, le fournisseur et le montant sont conservés dans l’annuaire des enchères.
• Logiciels de FAO : Version finale (à partir de la version éprouvée). Toute autre version publiée du même logiciel est remplacée.
• Demandes de modification : Le signataire valide une étape de la procédure disciplinaire au sein du comité d’examen. Seule la personne signataire signe une étape mentionnant une personne ou un rôle ; l’auteur de la demande ne la signe pas. L’instance de décision refuse une approbation tant qu’une étape n’est pas signée ou qu’un refus a été émis. Chaque procédure disciplinaire est signée par une personne différente, et l’instance de décision exige une justification pour tout rejet, report ou décision contraire à celle du comité.
• Revenus : Satisfaits sur une obligation de performance (en attente ou en cours), Terminés sur un contrat de revenus (uniquement lorsque toutes les obligations sont satisfaites et que tous les montants prévus sont comptabilisés), et Marquer comme dû sur une ligne de facturation (à partir de planifié).
• Réservations de voyage : Confirmer, Billet, Modifier et Marquer comme utilisé.
• Transactions par carte et reçus : Associer et dissocier ; un reçu correspondant peut être vérifié par une personne autre que celle qui l’a téléchargé.
• Saisie des services : Soumettre (à partir du brouillon) et Marquer comme facturé (à partir de l’approbation), en indiquant la facture du fournisseur qui facture le travail.
• Diffusion : La fonction « Planifier » enregistre la date et l’heure de diffusion d’une diffusion approuvée ; la fonction « Annuler la planification » rétablit l’état d’approbation. La planification seule n’envoie rien.
• Actions relatives au personnel : Soumettre, Approuver, Rejeter, Rendre effectif et Annuler.