Envoi d'une demande d'approbation

Comment une demande d'achat quitte le statut de brouillon, qui la signe et comment voir où elle s'est arrêtée.

La demande que vous venez de soumettre est un brouillon : elle vous appartient, personne n’a été sollicité et aucun engagement n’a été pris. L’envoi pour approbation lance le processus ; il suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer pour approbation » de la demande.

Ouvrez le formulaire de demande d'achat. Chaque ligne doit comporter un devis ; c'est sur cette base que sont calculés les seuils d'approbation, et une ligne sans devis est refusée plutôt que d'être considérée comme sans coût.
Appuyez sur Envoyer pour approbation. Les règles déterminent qui signe et dans quel ordre ; vous n’avez pas à choisir.
Lisez la réponse. Elle mentionne toutes les signatures requises pour la demande et l'ordre dans lequel elles doivent être fournies, par exemple : « 3 signatures, dans l'ordre : 1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani, greffier → 3. Jyoti Gokak, responsable des finances ».
Le statut passe automatiquement de brouillon à soumis. Il n'y a pas d'étape distincte « marquer comme soumis », et il n'y en a jamais eu.

Voir où cela s'est arrêté

La demande comporte un panneau d'approbation listant chaque signature dans l'ordre : le nom du signataire, la règle concernée, l'état de la signature et la date d'échéance. Le niveau d'approbation actuel est mis en évidence. Vous n'avez besoin d'aucun identifiant ni compte pour la consulter : elle figure dans votre dossier.

Chaque signature sur le panneau indique la personne, son niveau hiérarchique et son poste dans le SIRH — par exemple : « Jane Doe, signant en tant que chef de service (poste SIRH : agent technique) ». Un niveau non modifiable — car le poste est vacant ou que la personne concernée a quitté l’entreprise — est mentionné sur le panneau, avec la raison, et dans la section « Niveaux d’approbation ». La décision finale vous est communiquée par courriel ; chaque approbateur est averti par courriel lorsque son tour arrive.

L'approbation que vous devez DONNER s'affiche sur un écran différent : Mes approbations, qui vous est accessible que vos rôles ouvrent ou non la chaîne d'approvisionnement.

Qui signe : la hiérarchie du SIRH

La personne qui signe est celle désignée dans la règle « Qui approuve » : une personne nommément désignée, un employé, toute personne occupant un poste, toute personne ayant un rôle, le responsable du centre de coûts ou le supérieur hiérarchique. Voir « Choisir qui approuve un bon de commande ou une demande d’achat ». Dans le cadre d’une règle de supérieur hiérarchique, une demande d’achat est signée par les personnes désignées par le SIRH, exactement comme un bon de commande : le responsable du demandeur, puis le responsable de ce responsable, et ainsi de suite jusqu’à la fin de la règle ; la personne nommée dans la règle uniquement s’il n’y a pas de supérieur hiérarchique ; le rôle uniquement si aucune des deux n’est désigné. Un approbateur non connecté reste l’approbateur : le niveau hiérarchique attend sa confirmation, le panneau indique « <nom> est l’approbateur désigné par le SIRH et n’est pas encore connecté, cette procédure est donc en attente », et seul un administrateur peut prendre la décision à sa place. Liez un utilisateur à sa fiche employé et l’approbation apparaîtra immédiatement dans ses approbations. Voir « Qui approuve un bon de commande et qui est informé » → Un approbateur non connecté.

Pourquoi une demande d'achat peut-elle revenir avec la mention « aucune approbation requise » ?

Cela signifie qu'aucune règle ne s'appliquait à ce cas : tous les seuils de référence étaient supérieurs à sa valeur, il peut donc être commandé immédiatement. C'est une réponse, pas une lacune.

Cela ne signifie PAS qu'une règle a été appliquée sans qu'aucun responsable ne soit désigné. Une règle qui couvre la demande mais qui ne désigne personne (un rôle inexistant, un approbateur qui a quitté l'entreprise ou une chaîne de décision dont le seul nom est celui de la personne qui a créé la demande) est refusée et son nom est mentionné afin qu'elle puisse être corrigée. Elle n'est jamais considérée comme une approbation.

Un niveau qui ne s'appliquait pas

Le panneau Approbations répertorie les règles à chaque niveau, y compris celles qui ne s'appliquent pas (indiquées comme ignorées), avec la raison sur la ligne correspondante. La raison la plus fréquente est que la personne mentionnée à ce niveau est celle qui a formulé la demande, et que personne ne signe la demande elle-même.

La personne qui a émis la demande est celle qui l'a créée, et non celle qui a cliqué sur « Envoyer pour approbation ». Un assistant de service peut transmettre la demande de son chef de service sans que la signature de ce dernier soit omise.

Une chaîne est fixée lorsqu'elle est envoyée

Les signatures requises pour une demande sont calculées une seule fois, au moment de son envoi pour approbation, selon les règles et les niveaux en vigueur à ce moment-là. Modifier une règle ultérieurement (ajouter un niveau, déplacer un seuil, corriger un nom) ne modifie pas l'historique des demandes déjà envoyées, ni celui des demandes déjà approuvées : ces signatures ont été apposées conformément aux informations enregistrées à l'époque, et les modifier rendrait l'historique des approbations inexact.

Ainsi, une demande approuvée à laquelle il manque un niveau attendu reste inchangée. Pour voir la règle appliquée actuellement, copiez la demande (cette copie est un nouveau brouillon que vous avez créé) et soumettez-la pour approbation. Le panneau « Approbations » y affiche tous les niveaux de la règle.

Les bons de commande fonctionnent différemment. Modifier une règle d'approbation de bon de commande réachemine simultanément toutes les commandes en attente d'approbation et maintient les commandes approuvées. Voir Qui approuve un bon de commande et qui est informé → Modification d'une règle d'approbation.

Copie d'une demande

Une copie est renvoyée sous forme de brouillon, jamais telle que soumise, et c'est intentionnel : l'approbation concernait la demande initiale, à la valeur et à la date de sa signature. La copie constitue une nouvelle demande et est soumise à approbation en fonction de ses propres mérites – c'est le même bouton « Envoyer pour approbation ».

Demander un devis aux fournisseurs

Lancer une demande de prix (RFQ) transforme la demande d'achat en appel d'offres : les articles sont repris avec leurs quantités et leurs prix estimés, les critères d'évaluation sont définis avant toute réponse, et les fournisseurs inscrits pour la catégorie de la demande sont ajoutés en brouillon. Aucun document n'est transmis à un fournisseur tant que l'appel d'offres n'est pas publié.

Commander ce que l'approvisionnement a attribué

Une fois l'appel d'offres attribué, approuvez les bons de commande (PO) à partir du résultat et non des estimations. Le formulaire s'ouvre sur la section « Approbation » indiquant la décision prise lors de l'appel d'offres, et le champ « Fournisseur » est déjà renseigné avec le fournisseur retenu.

Le bon de commande est établi aux prix et quantités accordés, et non aux estimations de la demande d'achat.
Tant que l'événement n'est pas attribué, l'option « Approuver → Bon de commande » est refusée et le message indique le nom de l'événement. Attribuez-le d'abord.
Les lignes de commande attribuées à différents fournisseurs donnent lieu à un bon de commande par fournisseur.
Les lignes pour lesquelles le fournisseur retenu n'a pas fourni de devis, ainsi que celles qui n'ont jamais fait l'objet d'une recherche de fournisseurs, seront attribuées au fournisseur que vous avez choisi dans la section Fournisseur.

Une demande d'embauche fonctionne de la même manière

SIRH → Recrutement et intégration → Demandes d'embauche : il s'agit d'une demande de création de poste. L'envoi pour approbation la fait transiter par son coût annuel, et la demande elle-même comporte le même panneau d'approbation : chaque niveau hiérarchique, le destinataire actuel, les signataires et la date d'approbation.

La personne qui a soumis la demande, son responsable du recrutement et les personnes invitées à signer voient le panneau correspondant. Personne n'a besoin de consulter l'écran des approbations d'embauche pour suivre sa propre demande.
Le simple fait de consulter le dossier ne donne pas le droit de prendre une décision. L'approbation et le refus restent du ressort de la procédure d'embauche, et seul l'approbateur, dont le niveau hiérarchique est précisé, peut en décider.
L'approbateur à chaque niveau est l'employé dont le nom figure dans le SIRH, comme pour une demande d'autorisation. Un employé sans compte actif conserve ce niveau jusqu'à ce qu'un utilisateur soit associé à son dossier ; seul un administrateur peut prendre cette décision.
Une personne qui peut consulter toutes les demandes d'embauche de la liste ne voit que les signatures des demandes qui la concernent. Les responsables des approbations d'embauche et les administrateurs, quant à eux, les voient toutes.
Le niveau mentionnant la personne à l'origine de la demande est indiqué comme ignoré, et la demande passe au niveau suivant au lieu d'attendre une signature que personne ne peut fournir.

Le niveau de salaire indiqué sur une demande d'embauche et sur un poste (dans SIRH → Personnel → Postes) est déterminé à partir des échelles salariales (dans SIRH → Rémunération), chacune étant présentée sous la forme « code — nom ». La liste des postes affiche le niveau de chaque poste.