Les salaires aux États-Unis : impôts d’État et locaux

Tout ce qui se trouve en dessous de la ligne fédérale sur un bulletin de paie américain : l'État de travail et de résidence, la réciprocité et le crédit de résidence, les programmes d'invalidité et de congés payés de l'État, et les taxes municipales, de comté, de district scolaire et de transport — chacune une ligne sur le bulletin de paie, un total distinct pour l'année et une case sur le W-2.

L'impôt fédéral sur le revenu et les cotisations FICA sont identiques pour tous. Les retenues effectuées ensuite dépendent du lieu de travail, du lieu de résidence et de la ville, du comté et du district scolaire concernés. TRANXACT effectue ces calculs selon la méthode de paie traditionnelle, et chaque montant figurant sur le bulletin de paie est accompagné d'une explication.

Là où une personne travaille et vit

Dans la section employé (SIRH → Personnel → Employés) :

• État de résidence — laisser vide signifie que l’État de travail est le même. Un État différent donne droit à la réciprocité ou au crédit d’impôt pour l’État de résidence.
• Lieu de travail — la ville, le district ou le quartier où ils travaillent, pour le calcul des impôts locaux.
• Lieu de résidence — leur lieu de domicile. Plusieurs éléments (une ville et un district scolaire) sont inclus dans les affectations fiscales locales.

Le dossier du travailleur comporte des onglets « Retenues à la source » et « Impôts locaux » regroupant ses certificats et ses localités.

certificats d'État

Un certificat de retenue à la source d'État apparaît sur une ligne de la section SIRH → Configuration de la paie → Retenue à la source (W-4), l'État étant désigné comme juridiction, à côté du formulaire W-4 fédéral. Ce certificat comprend les allocations d'État, les déductions supplémentaires/estimées, les personnes à charge (État), le taux appliqué (Arizona A-4), la retenue à la source supplémentaire par période, l'exemption pour certaines demandes et l'option « Retenir l'impôt de l'État malgré la réciprocité ». Une personne sans certificat d'État est soumise à la retenue à la source sur sa déclaration fédérale.

Comment un État retient

HRMS → Impôts et déclarations → Taux d'État indique, par État et par année, la méthode utilisée :

La même ligne contient la déduction par allocation et par personne à charge, un crédit par allocation (Californie, Delaware, Oregon), les déductions standard et les exemptions pour les personnes à faible revenu, si l'impôt fédéral est déductible et jusqu'à quel plafond, si l'État crédite l'impôt retenu par un État de travail et s'il impose les non-résidents.

Réciprocité et crédit aux résidents

• Réciprocité. Lorsqu'un accord a été conclu entre l'État de travail et l'État de résidence de l'employé (par exemple, l'Illinois avec l'Iowa, le Kentucky, le Michigan et le Wisconsin ; la Pennsylvanie avec le New Jersey ; et les accords avec l'Ohio, l'Indiana, le Kentucky, le Maryland, la Virginie, la Virginie-Occidentale, le Wisconsin, le Minnesota, le Dakota du Nord, le Montana et l'Arizona), seuls les droits de l'État de résidence sont retenus. Cochez la case « Retenir les droits de l'État de travail malgré la réciprocité » sur le certificat si l'employé n'a pas rempli le formulaire d'exemption.
• Le district de Columbia n'impose pas les non-résidents : une personne qui travaille à Washington D.C. et vit ailleurs est uniquement imposée au titre de son État de résidence.
• Le crédit d'impôt pour les résidents. Sinon, l'impôt est retenu à la source dans l'État de travail, ainsi que dans l'État de résidence, moins le crédit d'impôt correspondant à l'impôt de l'État de travail. Un résident du New Jersey travaillant à New York se voit retenir l'impôt de New York, et l'impôt du New Jersey uniquement si ce dernier est plus élevé.

Programmes d'État : invalidité de l'État, congés familiaux et congés payés

SIRH → Fiscalité et déclarations → Programmes d'État répertorie les cotisations versées par les employés dans l'État où ils travaillent. Chaque programme comprend un taux pour l'employé et l'employeur, une base de calcul annuelle des salaires, un plafond hebdomadaire maximal et l'intitulé correspondant dans la case 14 du formulaire W-2 : assurance invalidité de Californie (SDI) ; assurance invalidité de la taxe sur les prestations (TDI), assurance familiale (FLI) et assurance chômage des employés du New Jersey ; assurance invalidité de New York (SDI) et congé familial payé (PFL) ; assurance invalidité de Rhode Island et d'Hawaï (TDI) ; congé familial payé et assurance maladie de l'État de Washington (WA Cares) ; programmes de congés payés du Massachusetts, de l'Oregon, du Colorado, du Connecticut, du Minnesota, du Maine et du Delaware ; et assurance chômage des employés en Alaska et en Pennsylvanie. La base de calcul des salaires est annuelle, le plafond de chaque programme étant atteint à son niveau maximal.

Taxes locales

SIRH → Fiscalité et déclarations → Juridictions fiscales locales répertorie les villes, les comtés, les districts scolaires, les subdivisions politiques de Pennsylvanie (PSD) et les districts de transport en commun, avec leurs taux applicables aux résidents et aux non-résidents, ainsi que la règle qui les détermine. Les barèmes locaux progressifs se trouvent dans la section Tranches locales. SIRH → Configuration de la paie → Affectations fiscales locales indique les localités où un employé est imposé, en tant que résident ou en tant que travailleur. Les localités de domicile et de travail sont déjà prises en compte ; cette section concerne les autres.

Le bulletin de paie, le cumul annuel et le formulaire W-2

• Le bulletin de paie comporte une ligne pour chaque État, chaque programme d'État et chaque localité, avec la phrase explicative.
• Le module SIRH → Traitement de la paie → Cumul annuel par juridiction conserve séparément les salaires et les impôts pour chaque État, programme et localité. Ces données sont cumulées par la paie : corrigez le bulletin de paie et le cumul s’affichera.
• Les cases 15 à 20 du formulaire W-2 contiennent les informations suivantes : État, salaire et impôts d’État, salaire et impôts locaux, et nom de la localité (case 20 du formulaire W-2). Un deuxième État ou une deuxième localité est indiqué sur la deuxième ligne (15b à 20b). La case 14 répertorie les programmes d’État.

Où cela se publie : Comptes de retenues à la source

HRMS → Configuration de la paie → Comptes de charges sociales permet d'associer chaque type de taxe (FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL, ainsi que les cotisations patronales ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM et ER_LOCAL) au compte de passif correspondant. Chaque type de taxe est enregistré à partir du compte 2110. Lorsqu'un type est associé à son propre compte, la taxe correspondante y est comptabilisée. Les montants non associés, ainsi que les arrondis, restent sur le compte 2110, garantissant ainsi l'équilibre de l'écriture comptable.

Qui l'entretient

Le rôle d'administrateur de la paie (payroll-admin) gère la configuration de la paie, les certificats et lieux de résidence de chaque employé, les barèmes d'imposition et effectue le traitement de la paie. Il ne gère pas les données de base des employés : l'embauche, la modification de la rémunération et le départ des employés relèvent des RH. Une seule personne ne peut donc pas assumer ces deux aspects. Un rôle gérant déjà les lignes W-4 ou les taux d'imposition d'État dispose des écrans correspondants, ce qui lui permet d'effectuer l'intégralité de ses tâches.

Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.