Le comptoir : encaissement et approbations des superviseurs

Encaissement : ouvrir une caisse avec un fonds de caisse, trouver le compte, encaisser les espèces, les chèques, les cartes ou les mandats, effectuer le dépôt, demander une annulation et clôturer la caisse. Approbation des opérations de caisse : un superviseur approuve les annulations et clôture la caisse – jamais ses propres opérations.

Une journée au comptoir

1. Ouvrir CRM › Utilitaires › Caisse et paiements › Caisse.
2. Sous « Ouvrir une session de caisse », sélectionnez le tiroir et saisissez le solde, puis appuyez sur « Ouvrir la session ». Un tiroir utilisé par un autre utilisateur l'indique.
3. Trouvez le compte par numéro de compte, nom, numéro de téléphone ou adresse, puis cliquez sur « Rechercher ». Le compte affichera le solde dû, les arriérés et un indicateur de maintenance.
4. Saisissez le montant et le mode de paiement (espèces, chèque [avec le numéro du chèque], carte [seuls les quatre derniers chiffres sont requis] ou mandat) et appuyez sur « Encaisser le paiement ». Le paiement est réparti sur les factures impayées du compte, de la plus ancienne à la plus récente ; tout excédent est crédité sur le compte.
5. L'option « Take as deposit » considère le montant comme un dépôt détenu sur le compte, et non comme un paiement de ses factures.
6. Pour annuler un paiement, appuyez sur « Demander l'annulation » et indiquez le motif. Un superviseur l'approuvera.
7. En fin de journée, saisissez le total des espèces et des chèques comptés, puis cliquez sur « Fermer la session ». La session affiche le montant des espèces attendues ainsi que l'excédent ou le manque ; un superviseur doit approuver la clôture.

Approbation des encaissements (superviseur)

• La liste des approbations de caisse répertorie les annulations demandées par les caissiers et les fermetures de tiroir en attente : le paiement, la session, le montant, la raison, qui a demandé, le caissier, et pour une fermeture, le montant attendu, compté et excédentaire/manquant.
• L’approbation annule les reçus de paiement : chacun est défait par un reçu négatif avec son propre journal, le montant payé de la facture est réduit et la ligne de paiement conserve les deux. Rien n’est supprimé.
• Refuser annule laisse le paiement tel quel.
• Approuver la clôture des enregistrements, le bordereau de dépôt bancaire et clôturer la session.
• Un superviseur ne peut approuver une annulation qu'il a lui-même demandée, un paiement qu'il a encaissé, ni la clôture de sa propre session. Un autre superviseur doit le faire.

Le module « Séances de caisse » conserve l’historique de chaque séance, avec le fonds de caisse, les recettes, le décompte, l’excédent ou le manque et la personne ayant approuvé la clôture. Le module « Tireurs d’espèces » répertorie les tirelires (code, nom, emplacement).