Recouvrement : avis, frais de retard, arrangements, coupure et radiation
La liste des tâches de recouvrement et le recouvrement des créances (avis de retard et avis finaux, frais de retard), les accords de paiement et les accords rompus, les blocages, les ordres de déconnexion et de reconnexion, la règle du maintien en vie et la radiation des créances irrécouvrables.
La liste de travail
CRM › Services publics › Recouvrement des services publics › La liste de travail des recouvrements répertorie tous les comptes présentant des arriérés, du plus grave au plus important : En retard, Plus de 60 jours, Plus de 90 jours, Jours, Prochaine étape, Tout arrangement, Indicateur de soutien vital et Dernière action.
Exécuter les collections
- Appuyez sur « Lancer les collections » et confirmez.
- Pour chaque facture émise, en fonction du nombre de jours écoulés depuis sa date d'échéance (les chiffres dans les paramètres du service public) : après le délai de grâce, des frais de retard — le plus élevé entre les frais fixes et le pourcentage du montant dû — sont facturés comme une facture distincte afin qu'elle prenne de l'âge ; au moment de l'avis de retard, un avis de retard est émis ; au moment de l'avis final, un avis final (de coupure) est émis.
- Les notifications sont envoyées par courriel à l'adresse figurant sur le compte. Pour les adresses désabonnées, aucune notification n'est envoyée par courriel : la notification est alors enregistrée sous forme de lettre imprimée.
- Lors de la date de déconnexion, le compte est proposé à la déconnexion ; l’étape suivante indique « Ordre de déconnexion ». Aucune déconnexion n’est effectuée pendant cette opération.
Chaque avis et frais de retard sont facturés une seule fois par facture, quelle que soit la fréquence à laquelle le recouvrement est relancé. Le traitement peut donc être répété sans risque. Un compte faisant l'objet d'un accord de paiement en cours ou d'une procédure de recouvrement bloquée est ignoré.
Sur un compte
- Modalités de paiement : diviser le solde impayé en plusieurs versements, avec un acompte et une première date d’échéance.
- Ordre de déconnexion : émet un ordre de déconnexion pour non-paiement (Quand, Remarque).
- Retenue des encaissements : jusqu’à une date et pour quelle raison — en cas de litige ou de promesse de paiement.
- Radiation : le solde impayé d’un compte final ou clôturé est comptabilisé en créances irrécouvrables, avec justification. Chaque facture impayée fait l’objet d’une note de crédit (débit des créances irrécouvrables, crédit du compte client), de sorte qu’aucune n’apparaît comme impayée.
Modalités de paiement
Les demandes de paiement effectuées via le portail sont en attente d'approbation : approuver, refuser, consulter les échéances ou annuler. Les paiements sont déduits des échéances. Tout retard de paiement supérieur au nombre de jours de grâce entraîne la résiliation du paiement et la remise en vigueur du compte. Le tableau de bord comptabilise les paiements résiliés au cours des 90 derniers jours.
Déconnexion et reconnexion
Un compte signalé comme nécessitant une assistance vitale/soins intensifs n'est jamais coupé pour non-paiement. Le service de recouvrement indique qu'un appel sera effectué, mais une demande de coupure est refusée et il est impossible de procéder à la coupure. Il est préférable de gérer le compte en discutant avec le titulaire et en trouvant un arrangement. Pour effectuer une coupure, le personnel doit d'abord lever le signalement sur le compte ; cette opération est enregistrée dans son historique, ce qui permet d'identifier clairement l'auteur de la décision.
- Un ordre de déconnexion est exécuté sur le terrain comme tout autre ordre de service (voir Ordres de service des services publics et Mes ordres de service).
- Une fois le paiement effectué par le client, créez une demande de rétablissement du service. La finalisation de cette demande entraîne le prélèvement des frais de rétablissement définis dans les paramètres du service, sauf si le technicien indique un motif d'exonération des frais de rétablissement.
- Un acompte est déduit de la facture finale lorsqu'un compte est clôturé.
Les actions de recouvrement constituent la piste : chaque avis (qu'il ait été envoyé par courriel ou imprimé), frais de retard, arrangement, déconnexion, déconnexion bloquée et radiation, avec qui et quand.