Entretiens avec le jury : fiches d’évaluation, notes et classement

Un comité de sélection évalue chaque candidat selon des critères pondérés, chaque membre du jury sur sa propre ligne ; le score et le résultat du jury suivent la règle établie à l’avance, les candidats au poste vacant sont classés, et tout écart — un résultat annulé, une sélection hors classement — est conservé avec sa raison.

Lorsqu'une université nomme un professeur, ou qu'un employeur recrute par le biais d'un comité, la décision doit être justifiée : tous les candidats doivent être évalués selon les mêmes critères, les notes doivent être combinées selon une règle définie avant les entretiens, et toute exception doit être consignée par écrit. Le module SIRH → Recrutement et Intégration propose trois écrans à cet effet — Fiches d'évaluation des entretiens, Comités d'entretien et Classement des candidats — ainsi que trois actions liées aux entretiens.

Fiches d'évaluation : ce que le jury note sur

Les fiches d'évaluation des entretiens contiennent les critères : chacun est classé selon sa nature (enseignement, recherche, technique, communication, etc.), son coefficient de pondération (%), son échelle de notation (sur 5 ou 10, par exemple) et indique s'il est obligatoire de réussir (une moyenne du jury inférieure à 50 % est considérée comme un échec). La liste indique la somme des coefficients.

Une grille d'évaluation peut être spécifique au poste vacant, au poste lui-même ou être celle par défaut de l'entreprise. Lors d'un entretien, la grille la plus pertinente est utilisée : celle du poste vacant, celle du poste ou celle par défaut. La grille d'évaluation précise également le mode de décision du jury, la note de passage (sur 100), la procédure en cas d'égalité et le seuil à partir duquel la note d'un membre du jury est signalée.

Les critères sont reportés sur l'entretien lors de la constitution du jury, de sorte que la modification d'une grille d'évaluation ne modifie jamais la notation d'un entretien déjà réalisé ; et une fois que quelqu'un a noté, la pondération de l'entretien est fixée.

Configuration du panneau

Dans HRMS → Entretiens, configurez les noms du jury, la grille d'évaluation (vide pour le poste vacant, sinon la valeur par défaut), la règle et la note de passage (vides pour la grille d'évaluation), et le jury — une ligne par membre du jury :

• Un employé qui appose sa signature, ou le nom d'un expert externe sans dossier d'employé, dont les notes sont saisies par les RH à partir de leur feuille de travail.
• Siège en tant que : président (un par panel), membre, expert externe, représentant des RH ou observateur.
• Pondération : 1 correspond à un vote ordinaire ; 2 compte pour deux dans le score du panel.
• Votes : un membre du panel qui ne vote pas observe.

Les onglets « Panel » et « Critères » de l’entretien contiennent les mêmes sièges et critères, à modifier un par un.

Score

L'évaluation (pour les entretiens individuels ou les jurys d'entretien) ouvre la fiche du membre du jury : elle indique les critères d'évaluation du candidat, la note attribuée à chaque critère (les décimales sont acceptées), accompagnée d'un commentaire, d'une recommandation (tout à fait oui, oui, non, très peu d'accord, décision incertaine), ainsi que les points forts, les points à améliorer et les commentaires. La note de chaque membre du jury est pondérée et convertie en un score sur 100.

Chaque membre du jury ne coche que sa propre ligne. L'organisateur du jury (option « Panels d'entretien ») peut sélectionner « Cotation pour » et saisir les notes d'un autre membre du jury (la feuille d'évaluation d'un expert externe) ; personne d'autre ne peut cocher à la place d'un autre membre.

Comment le panel décide

Le score du jury correspond à la moyenne des scores des jurés votants, pondérée par leurs coefficients. Le résultat s'ensuit immédiatement, conformément à la règle de l'entretien :

La liste des entretiens affiche la note du jury, le nombre de votes exprimés et la justification de chaque décision (règle formulée en toutes lettres). Un membre du jury dont la note s'écarte significativement de la moyenne est signalé.

Annuler le résultat

La décision est déterminée par les votes du jury. L'option « Remplacer la décision » enregistre une décision différente, accompagnée d'une justification consignée à côté de la décision initiale ; cette justification apparaît dans la colonne « Remplacer ». Sélectionnez « Dérivé » pour revenir à la décision du jury.

Classement et sélection

Le classement des candidats répertorie tous les postulants à un poste vacant, selon l'ordre de sélection des jurys, avec la note attribuée par le jury, les tours de sélection marqués, le dernier résultat et les notes signalées. Les candidats ayant obtenu la même note partagent le même rang.

La fonction « Sélectionner » choisit un candidat. La sélection du candidat le mieux classé encore en lice ne nécessite aucune autre précision. La sélection d'un candidat moins bien classé qu'un candidat encore en lice est autorisée, mais une justification est requise : le classement et la justification sont conservés.

Comparaison des candidats et des membres du jury

Concernant les demandes d'embauche (et la comparaison des candidats selon leur classement) :

• Comparer les candidats — candidats par critère et par membre du jury, classés.
• Cohérence du panel — comment chaque membre du panel évalue par rapport au reste du panel : les plus généreux, les plus sévères et les valeurs aberrantes.
• Chaque note — chaque note attribuée : candidat, critère et membre du jury.

Qui fait quoi ?

• Membre du jury d'entretien : membre d'un comité de sélection. Il assiste aux entretiens et aux délibérations des jurys et inscrit sa propre ligne sur chaque liste.
• Coordinateur de recrutement (coordinateur-recrutement) : gère les panels — tableaux de notation, placement, notes saisies pour les autres, dérogations avec une raison, le classement et la sélection.
• Le poste de Ressources Humaines proposé couvre déjà tout cela.