Mouvements de stock : entrées, sorties, transferts et inventaires

Chaîne d'approvisionnement → Entrepôt → Mouvement de marchandises. Tout mouvement de stock suit les mêmes cinq étapes, et voici ce qu'il requiert.

Chaîne d'approvisionnement → Entrepôt → Mouvement de marchandises → Numériser et publier : c'est l'écran de l'appareil mobile. Quelle que soit l'opération effectuée, la procédure reste la même en cinq étapes : sélectionner l'application, le type de mouvement, le document correspondant, numériser ou nommer l'élément présent, puis publier. La barre en haut de l'écran indique votre progression dans ces cinq étapes.

Les applications

Réception d'une commande

1. Sélectionnez « Réception de marchandises », puis « Bon de commande ». Toutes les commandes pour lesquelles des articles sont encore à livrer sont affichées, de la plus récente à la plus ancienne.
2. Scannez l'étiquette d'un article sur cet écran pour afficher uniquement les commandes contenant cet article. Vous pouvez également effectuer une recherche par numéro de commande, usine ou fournisseur, puis trier les résultats à l'aide du bouton situé à côté du champ de recherche.
3. Choisissez la commande. Les lignes correspondantes s'affichent avec les créneaux disponibles pour chaque commande.
4. Scannez chaque étiquette ou saisissez la quantité dans la colonne « Reçu ». Tout envoi supérieur à la quantité ouverte est refusé ; le montant de la différence est alors indiqué.
5. Continuez. Renseignez la date du document, la date d'envoi, le bon de livraison, le connaissement, le point de déchargement et le conteneur, puis choisissez une imprimante et le nombre de copies.
6. Livraison. La réception d'une quantité inférieure à celle commandée est d'abord confirmée — c'est normal, mais ce n'est pas systématique.

Recevoir sans commande préalable

La réception de marchandises → Numéro d'article concerne les marchandises arrivées sans commande ni notification. Aucune ligne n'est prédéfinie : vous devez indiquer vous-même l'article et la quantité. L'écran de comptabilisation vous demandera ensuite de préciser l'imputation : un centre de coûts, un projet (via son élément WBS) ou aucun des deux.

Quand il n'y a rien à scanner

La mise au rebut d'un article au sol, le solde d'ouverture du premier jour et l'imputation à un centre de coûts ne sont ni étiquetés ni documentés. Sur ces écrans, un panneau apparaît au-dessus des lignes : nommez l'article, indiquez la quantité, ajoutez un lot ou un numéro de série le cas échéant, puis cliquez sur « Ajouter ». Chaque ligne peut être retapée ou supprimée à l'aide du symbole « × » situé à côté. Tout le reste (Continuer, l'en-tête, Valider) reste inchangé.

Contre une réservation

Une réservation correspond à un stock déjà engagé pour une commande. En la sélectionnant, vous définissez les lignes de commande : article à déplacer, quantité et emplacement. La sortie de marchandises et le transfert peuvent être effectués à partir d'une seule réservation. Les réservations ouvertes pour une même commande sont regroupées afin d'être confirmées en un seul mouvement.

Combien y a-t-il à déplacer

Lors d'une sortie de marchandises, d'un transfert, d'une mise au rebut ou d'un retour fournisseur, chaque ligne indique la quantité disponible pour le déplacement : en stock, moins la quantité déjà allouée, uniquement en stock disponible (le stock contrôlé est en rayon et ne peut être utilisé). Le comptage s'effectue à l'endroit où le mouvement est effectué : emplacement choisi, entrepôt ou autre. Une ligne demandant une quantité supérieure à celle disponible est signalée par la mention « quantité insuffisante » avant d'être refusée par le service postal. Lors d'un mouvement lié à un ordre de fabrication, une livraison ou une réservation, la colonne « Nombre » indique la quantité requise et la quantité disponible est indiquée sous l'article.

Inversion

Une annulation est l'opération inverse de l'écriture enregistrée, calculée à partir du mouvement lui-même : annuler une entrée de stock revient à la sortie, annuler une sortie revient à la sortie, et annuler un transfert revient à la sortie initiale. Sélectionnez « Annulation », choisissez le document de stock, cochez les lignes et enregistrez. Un inventaire physique n'est pas annulé : un nouveau comptage enregistre la différence.

Ce qu'il laisse sur papier

Après l'enregistrement d'un mouvement de marchandises, l'encadré « Informations » propose deux documents. Le premier, « Étiquettes », imprime une étiquette par ligne et par exemplaire, chacune comportant un code-barres et un QR code contenant les informations relatives à l'article, au lot, au numéro de série et à la quantité. Le second document, qui accompagne la marchandise, indique les articles déplacés, leur provenance et leur destination, ainsi que les éléments échangés. Il comporte un numéro unique imprimé sous forme de code-barres permettant d'effectuer une annulation par simple scan. Ces deux documents peuvent être imprimés ou enregistrés au format PDF, et réimprimés plusieurs mois plus tard via « Historique des mouvements » → « Imprimer les étiquettes et le document de marchandises ».

Qui pourrait le faire ?

Les opérations de numérisation, d'enregistrement, d'annulation et de création d'étiquettes sont des autorisations distinctes, accessibles via la section « Chaîne d'approvisionnement » de l'écran « Rôles ». Un rôle disposant de l'autorisation d'affichage des mouvements de marchandises permet de suivre un mouvement sans pouvoir l'enregistrer. Le rôle d'opérateur d'entrepôt autorise la numérisation et l'enregistrement ; la création d'une étiquette de livraison est réservée au responsable d'entrepôt, car une étiquette enregistrant une livraison complète a la même valeur que la livraison elle-même.