La même personne deux fois

Patients, étudiants, candidats et employés : un nouvel enregistrement qui ressemble à celui d’une personne déjà enregistrée est bloqué et porte la mention « Créer quand même » alors qu’il s’agit en réalité de quelqu’un d’autre, ainsi que des listes de doublons possibles pour les enregistrements créés précédemment.

Un doublon dans les dossiers des mêmes personnes est plus grave qu'une simple erreur de frappe : les allergies d'un patient figurent sur un dossier tandis que sa prochaine ordonnance apparaît sur un autre, un employé est payé deux fois, les notes d'un étudiant sont réparties sur deux relevés de notes. C'est pourquoi, avant d'enregistrer un patient, un étudiant, un candidat ou un employé, ses informations sont comparées aux dossiers existants.

Une même adresse e-mail ou un même numéro de téléphone, pris isolément, ne constituent pas une correspondance : une famille partage un même téléphone, et l’adresse e-mail d’un tuteur figure dans les dossiers de plusieurs enfants. De même, un même nom, pris isolément, ne constitue pas une correspondance.

Lorsqu'une sauvegarde est retenue

1. Le formulaire reste ouvert et affiche le message « Cette personne semble déjà enregistrée », listant chaque correspondance avec son numéro, son nom et sa date de naissance. Chaque élément est un lien qui ouvre la fiche correspondante dans un nouvel onglet.
2. S'il s'agit de la même personne, veuillez utiliser l'enregistrement existant. Aucune donnée n'a été enregistrée.
3. S'il s'agit bien de deux personnes différentes (des jumeaux, ou deux personnes portant le même nom et la même date de naissance), cliquez sur « Créer quand même — il s'agit d'une personne différente ». L'enregistrement est sauvegardé et votre confirmation est ajoutée à l'historique des modifications. Cette action est également prise en compte pour la vérification : les deux enregistrements ne seront plus considérés comme des doublons potentiels.

Une modification est vérifiée de la même manière lorsqu'elle concerne un nom, une date de naissance, une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une personne : la modification d'un enregistrement pour qu'il corresponde à celui d'une autre personne est également bloquée. Une importation et ASK) renvoient la même réponse que le formulaire.

Doublons créés avant cette vérification

Chaque registre comporte une liste de doublons potentiels, selon la même règle : DME → Prestation de soins → Patients potentiellement en double, SIRH → Personnel → Employés potentiellement en double, et Parcours étudiant → Étudiants potentiellement en double et Candidats potentiellement en double. Chaque ligne correspond à un enregistrement avec un jumeau probable : « Ressemble à un patient » (ou un employé, un étudiant ou un candidat) indique le numéro de l’autre enregistrement, et « Correspondances possibles » précise le nombre d’enregistrements auxquels il ressemble. Une liste vide signifie qu’aucun enregistrement ne correspond à la même personne.

1. Comparez les deux. Ouvrir ce patient (ou employé, étudiant, candidat) ouvre le dossier de la ligne ; Ouvrir le patient semble ouvrir l’autre.
2. S’il s’agit de personnes différentes, sélectionnez « Pas un doublon » et indiquez pourquoi : « jumeaux, noms de mères différents », par exemple. La raison est obligatoire. La paire est retirée de la liste et la raison est conservée dans l’historique des deux enregistrements.
3. S'il s'agit de la même personne, continuez à travailler sur un seul enregistrement et cessez d'utiliser l'autre.

Un enregistrement sauvegardé avec l'option « Créer quand même — il s'agit d'une autre personne » a déjà été examiné de cette manière, il n'apparaît donc pas dans la liste à côté de l'enregistrement avec lequel il a été comparé.