Processus de facturation : prévisualisation, approbation, publication, annulation et nouvelle facturation

Un cycle de facturation en quatre étapes — Aperçu, Vérification des factures, Approbation (par une autre personne), Imputation à la créance — et les actions à entreprendre concernant une facture : Accepter, Mettre de côté, Libérer, Imputer, Annuler et refacturer.

Faire du vélo

1. Ouvrez CRM › Services publics › Facturation des services publics › Cycles de facturation et cliquez sur Nouveau. Choisissez le cycle de facturation, la date de début et la date de fin du service, la date de facturation et la date d'échéance (laisser vide : nombre de jours d'échéance après la date de facturation). Enregistrez.
2. Appuyez sur Aperçu pendant l'exécution. Chaque compte du cycle est évalué et sa facture est établie sous forme de brouillon. Vous pouvez appuyer de nouveau sur Aperçu jusqu'à ce que l'exécution soit approuvée.
3. Consultez les factures. L'application Factures de services publics s'ouvre sur les factures de cette session. Toute anomalie est une exception : une estimation, une exception de lecture ouverte, une facture bien supérieure au montant habituel du compte, ou aucune facture à recevoir.
4. Pour chaque exception : Accepter (en justifiant sa décision) ou Mettre de côté. Une facture mise de côté reste sur le marché lors de l’affichage ; la libérer la remet en circulation.
5. Une personne autre que celle qui a prévisualisé le document appuie sur « Approuver ». La demande est refusée, sauf exception.
6. Appuyez sur « Valider » pour enregistrer la créance. Chaque facture approuvée devient une facture client enregistrée avec son écriture comptable.

Que fait la publication

• Chaque facture est enregistrée comme une facture client : débit du compte client, crédit du compte de recettes des services publics (compte du régime), et crédit de la TVA collectée. Ainsi, l’analyse des échéances, les relevés, les reçus et le grand livre la traitent comme n’importe quelle autre facture. Le module « Factures de services publics » affiche la facture client et son statut.
• La numérotation des factures est propre à l'entreprise : dans le cadre de la ZATCA, la facture est émise en tant que facture ZATCA et, en Inde, elle prend son numéro de série GST, exactement comme une facture établie en comptabilité.
• Les opérations sont facturées. Un crédit du compte est appliqué. La facture finale correspond au dépôt.
• La facture d'un compte à paiement automatique est débitée de sa carte à la date d'échéance. Un client n'ayant pas opté pour le paiement papier reçoit sa facture par courriel.
• L'exécution est clôturée dans une période ouverte du calendrier fiscal ; une période clôturée la refuse comme toute autre écriture.

Correction d'une facture

• Un projet de loi : Cancel le retire, et ce pour une raison.
• Une facture validée : l’annulation et la refacturation génèrent un avoir client correspondant au montant impayé, libèrent les créances pour une nouvelle facturation et établissent une nouvelle facture pour la même période. Validez la nouvelle facture (sur sa ligne correspondante) une fois qu’elle est correcte.
• L'annulation et la nouvelle facturation sont refusées sur une facture qui a été partiellement payée : annulez d'abord le paiement (voir Le guichet : approbations de caisse et de superviseur), ou corrigez la facture suivante.
• Une série complète qui n'a pas encore été publiée peut être annulée grâce à l'option « Annuler en cours » ; ses brouillons sont alors supprimés.