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Paiements en ligne, fichiers de boîte de dépôt sécurisée, paiement automatique et remboursements

Argent qui ne transite pas par le guichet : paiements par portail via le prestataire de paiement de l’entreprise, fichiers bancaires et de boîte de dépôt, paiement automatique à partir d’une carte conservée dans le coffre-fort des cartes, et remboursements des soldes créditeurs et des dépôts.

Paiements en ligne

Lorsqu'un client clique sur « Payer maintenant » sur le portail, le paiement est transmis au prestataire de services de paiement de l'entreprise et apparaît comme « en attente » dans la section « Paiements en ligne ». Il est crédité sur le compte une fois que le prestataire l'a confirmé, généralement par une confirmation signée de sa part, le montant étant vérifié par rapport à la demande. Le paiement est crédité une seule fois, quel que soit le nombre de confirmations.

  • Si vous n'avez pas reçu de confirmation, vérifiez le paiement auprès du fournisseur et appuyez sur Confirmer (vérifié auprès du fournisseur), en saisissant la référence du fournisseur.
  • Annuler permet de retirer un paiement en attente qui ne sera pas effectué.
  • Si l'entreprise n'a pas de prestataire de paiement pour sa devise, le portail indique que le paiement en ligne n'est pas encore disponible.

Coffre-fort et dossiers bancaires

  1. Ouvrez Lockbox & Bank Files et appuyez sur Charger un fichier de paiement.
  2. Indiquez un nom de fichier, choisissez la source (boîte aux lettres ou banque), et collez le fichier CSV, en commençant par la ligne d'en-tête : numéro_de_compte, montant, référence et, éventuellement, payé_le.
  3. Chargement. Chaque ligne est publiée une seule fois par sa référence : la ligne du fichier affiche Publié, Déjà publié (une ligne déjà vue), Rejeté et le Montant.
account_no,amount,reference,paid_on
<UA-000123>,<84.17>,<LBX-20261017-0001>,<2026-10-17>
<UA-000456>,<120.00>,<LBX-20261017-0002>,<2026-10-17>

Paiement automatique

  1. Enregistrez d'abord la carte du client dans Comptabilité › Paiements par carte › Cartes ; seuls son jeton et son masque sont conservés sur le compte du fournisseur d'énergie. Le client peut également configurer lui-même le paiement automatique sur le portail.
  2. Dans la section Paiement automatique, appuyez sur Activer le paiement automatique : choisissez le compte, collez le code de la carte et notez ce à quoi le client a consenti.
  3. Chaque facture émise devient alors une dépense unique sur la carte à sa date d'échéance.
  4. Appuyez sur « Publier » pour enregistrer les frais de paiement automatique réglés par le système de gestion des cartes comme paiements sur les comptes.
  5. Désactiver cette option sur la ligne du compte arrête le paiement automatique.

Remboursements

Remboursements › Remboursement : choisissez le compte, la source (solde créditeur ou dépôt), le montant (laisser vide : la totalité), le mode de paiement (chèque, virement ACH, carte ou espèces) et le motif. Le remboursement est enregistré dans l’écriture comptable correspondante, imputée au solde créditeur ou au compte de dépôt du client.