Choisir qui approuve un bon de commande ou une demande d'achat
Une règle d'approbation, ou chacun de ses niveaux, désigne son approbateur d'une manière précise : une personne, un employé, un poste, un rôle, le responsable du centre de coûts ou le supérieur hiérarchique. Seul le champ correspondant à ce choix est obligatoire, et toutes les autres conditions sont facultatives.
Les règles d'approbation des bons de commande (Chaîne d'approvisionnement → Demandes et commandes → Règles d'approbation des bons de commande), les règles d'approbation des demandes d'achat (Chaîne d'approvisionnement → Contrôle des achats → Règles d'approbation des demandes d'achat) et les niveaux d'approbation associés (Niveaux d'approbation) précisent tous de la même manière qui approuve. Choisissez une réponse dans le champ « Qui approuve ? » – « Qui signe ? » – pour une règle de demande d'achat ; le formulaire ne vous demandera alors que le champ correspondant à cette réponse.
Les six façons de désigner un approbateur
| Qui approuve | Que faut-il ajouter d'autre ? | Qui décide ? |
|---|---|---|
| Une personne désignée (son identifiant) — aucun SIRH requis | Personne | Cette personne. Toute personne se connectant à cette entreprise peut être sélectionnée, et elle décide de son choix dans la section « Mes approbations », quels que soient les modules dont elle dispose. Utilisez cette option si vous n'utilisez pas de SIRH pour gérer vos employés. |
| Un employé (SIRH) | Employé | Cet employé, qui n'a pas encore pris contact, est toujours l'approbateur, et le document l'attend. |
| Quiconque occupe un poste (SIRH) | Position | La personne occupant ce poste dans le SIRH au moment de l'envoi du document est concernée. Lorsqu'une autre personne prend le poste, de nouveaux documents lui sont transmis sans que la règle ne soit modifiée. |
| Toute personne occupant un rôle | Rôle | L'une des personnes qui occupent ce poste. |
| le responsable du centre de coûts | Rien | Le responsable du centre de coûts auquel le document est imputé : son responsable dans le SIRH ou, à défaut, le responsable du centre de coûts. |
| La ligne hiérarchique de la personne qui a soulevé la question (SIRH) | Combien de niveaux hiérarchiques ; éventuellement un employé et un rôle de repli. | Le responsable du demandeur, puis le responsable de ce responsable, et ainsi de suite jusqu’à 5 niveaux. |
Un champ correspondant à une autre option n'est pas affiché et n'est pas nécessaire. Si le champ requis pour votre choix est laissé vide, l'enregistrement est refusé et le message s'affiche à cet emplacement.
le responsable du centre de coûts
Ouvrez le centre de coûts sous Comptabilité → Contrôle de gestion → Centres de coûts. Si votre entreprise utilise un SIRH, le responsable enregistré dans ce système est l'approbateur. Sinon, indiquez le nom de la personne responsable (toute personne connectée à l'entreprise) ; cette personne approuvera les demandes lorsqu'une règle mentionne « le responsable du centre de coûts » et qu'aucun responsable n'est enregistré dans le SIRH.
Les conditions sont facultatives
Tout ce qui précède la section « Qui approuve la règle » ne fait que préciser les documents concernés, et tous ces champs peuvent être laissés vides :
- Uniquement pour les centres de coûts — documents imputés à ce centre de coûts, dans l'en-tête ou sur n'importe quelle ligne.
- Un montant – documents d’une valeur égale ou supérieure à ce montant, évalués dans la devise de l’entreprise.
- Fournisseur, unité organisationnelle et, sur une demande d'achat, le type, la catégorie, le département ou l'entrepôt.
Une règle sans aucune condition s'applique à tous les documents de ce type.
Voir qui et pourquoi
- Les listes de règles comportent une colonne Approbateur qui indique, en une seule phrase et selon la formulation de la règle, qui est l'approbateur, à côté d'une colonne Centre de coûts.
- Le panneau des approbations du document et les listes d'approbation indiquent qui a signé chaque document et quelle règle l'a demandée.
- La section « Mes approbations » indique à chaque personne ce qui l'attend ; voir « Mes approbations ».
Niveaux d'approbation, dans l'ordre de leur signature
Chaîne d'approvisionnement → Contrôle des achats → Niveaux d'approbation : cette section répertorie les niveaux par type (demande d'achat ou bon de commande), puis par priorité de la règle, puis par code de règle, et enfin par niveau. Lorsqu'il existe deux règles, les niveaux de la première règle apparaissent en premier (par exemple : chef de département, RH, puis vice-chancelier et greffier), et non pas le niveau 1 de toutes les règles simultanément. L'ordre des règles indique leur priorité, et la section « Signatures » indique leur position dans la chaîne d'approbation. Seul l'ordre de la liste a changé : les signataires et leur ordre de priorité restent conformes aux règles.
Les règles établies avant cette modification continuent de fonctionner comme avant. Ouvrez-en une et le formulaire n'affichera que les champs nécessaires à son application.